Hệ thống kinh doanh thông minh là gì? Phân tích các thành phần cơ bản

Trong sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp trước sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đang đước trước nỗi lo về việc quản lý tổ chức của mình sao cho tốt hơn, hiệu quả hơn và thông minh hơn. Một trong những giải pháp vô cùng hữu hiệu đó là Business Intelligence BI, một giải pháp cung cấp một cách nhìn toàn cảnh hoạt động của tổ chức từ quá khứ, đến hiện tại cũng như các dự đoán trong tương lai được áp dụng trong các lĩnh vực như: y tế, giáo dục, tài chính, viễn thông sử dụng để thu thập, lưu trữ, phân tích, tổng hợp xử lý dữ liệu nhằm giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả. Việc đó giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả hơn như: Xác định được vị trí và sức cạnh tranh của doanh nghiệp, phân tích thói quen sử dụng dịch vụ của khách hàng, xây dựng và xác định chiến lược kinh doanh, dự đoán tương lai của doanh nghiệp, và yếu tố quan trọng là giữ được khách hàng có giá trị và dự đoán khách hàng tiềm năng.

1. Hệ thống kinh doanh thông minh là gì?

Việc sử dụng dữ liệu đúng cách không nên dành riêng cho những người chơi hàng đầu. Các công cụ kinh doanh thông minh (BI) đã cho phép các công ty thuộc mọi quy mô tiếp cận với khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Tiếp nhận những hiểu biết sâu sắc và tìm ra xu hướng là điều cần thiết để các doanh nghiệp mở rộng quy mô và thích ứng khi nhiều năm trôi qua, đó chính xác là những gì mà một hệ thống kinh doanh thông minh thực hiện. Tuy nhiên, điều tốt nhất về các giải pháp phần mềm này là việc sử dụng tiềm năng của chúng thực tế là không giới hạn.

Hệ thống kinh doanh thông minh (BI) là một quy trình dựa trên công nghệ để phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin có thể hành động giúp các giám đốc điều hành, người quản lý và người lao động đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Là một phần của quy trình BI, các tổ chức thu thập dữ liệu từ các hệ thống công nghệ thông tin nội bộ và các nguồn bên ngoài, chuẩn bị cho phân tích, chạy các truy vấn dựa trên dữ liệu và tạo trực quan hóa dữ liệu, bảng điều khiển BI và báo cáo để cung cấp kết quả phân tích cho người dùng doanh nghiệp để đưa ra quyết định hoạt động- lập và hoạch định chiến lược.

Mục tiêu cuối cùng của các sáng kiến BI là thúc đẩy các quyết định kinh doanh tốt hơn cho phép các tổ chức tăng doanh thu, cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ kinh doanh. Để đạt được mục tiêu đó, BI kết hợp sự kết hợp của các công cụ phân tích, quản lý dữ liệu và báo cáo, cùng với nhiều phương pháp khác nhau để quản lý và phân tích dữ liệu.

Kiến trúc kinh doanh thông minh bao gồm không chỉ phần mềm BI. Dữ liệu kinh doanh thông minh thường được lưu trữ trong kho dữ liệu được xây dựng cho toàn bộ tổ chức hoặc trong các kho dữ liệu nhỏ hơn chứa các tập hợp con thông tin kinh doanh cho các phòng ban và đơn vị kinh doanh riêng lẻ, thường có mối liên hệ với kho dữ liệu doanh nghiệp. Ngoài ra, các hồ dữ liệu dựa trên các cụm Hadoop hoặc các hệ thống dữ liệu lớn khác ngày càng được sử dụng làm kho lưu trữ hoặc bãi đáp cho dữ liệu phân tích và BI, đặc biệt là cho các tệp nhật ký, dữ liệu cảm biến, văn bản và các loại dữ liệu không cấu trúc hoặc bán cấu trúc khác.

Dữ liệu BI có thể bao gồm thông tin lịch sử và dữ liệu thời gian thực được thu thập từ hệ thống nguồn khi nó được tạo ra, cho phép các công cụ BI hỗ trợ cả quá trình ra quyết định chiến lược và chiến thuật. Trước khi được sử dụng trong các ứng dụng BI, dữ liệu thô từ các hệ thống nguồn khác nhau nói chung phải được tích hợp, hợp nhất và làm sạch bằng cách sử dụng tích hợp dữ liệu và các công cụ quản lý chất lượng dữ liệu để đảm bảo rằng nhóm BI và người dùng doanh nghiệp đang phân tích thông tin chính xác và nhất quán.

Các chương trình BI thường kết hợp các hình thức phân tích nâng cao, chẳng hạn như khai thác dữ liệu, phân tích dự đoán, khai thác văn bản, phân tích thống kê và phân tích dữ liệu lớn. Một ví dụ phổ biến là mô hình dự đoán cho phép phân tích điều gì xảy ra nếu xảy ra các tình huống kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các dự án phân tích nâng cao được thực hiện bởi các nhóm riêng biệt gồm các nhà khoa học dữ liệu, nhà thống kê, nhà lập mô hình dự đoán và các chuyên gia phân tích lành nghề khác, trong khi nhóm BI giám sát việc truy vấn và phân tích dữ liệu kinh doanh đơn giản hơn.

Các sáng kiến BI cũng cung cấp các lợi ích kinh doanh hẹp hơn - trong số đó, giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng theo dõi tình trạng của các dự án kinh doanh và cho các tổ chức thu thập thông tin tình báo cạnh tranh về các đối thủ của họ. Ngoài ra, bản thân các đội ngũ BI, quản lý dữ liệu và CNTT cũng được hưởng lợi từ trí tuệ kinh doanh, sử dụng nó để phân tích các khía cạnh khác nhau của hoạt động phân tích và công nghệ.

2. Phân tích các thành phần cơ bản của hệ thống kinh doanh thông minh:

Hệ thống kinh doanh thông minh được thực hiện thông qua quy trình gồm các bước sau: Data sources (Nguồn dữ liệu) -> Kho dữ liệu và khối dữ liệu -> Business intelligence methodologies (Phương pháp kinh doanh thông minh)->: Data exploration (Thăm dò dữ liệu) -> Data mining (Khai phá dữ liệu)-> Optimization(Tối ưu hóa)->: Decisions(Quyết định).

- Nguồn dữ liệu: Trong tầng đầu tiên của thành phần kiến trúc hệ thông BI, cần phải tập hợp và tích hợp các dữ liệu được chứa trong nhiều nguồn trực tiếp và nguồn gián tiếp không đồng nhất về xuất xứ và loại.

- Kho dữ liệu và khối dữ liệu: là chỗ chứa trước tiên nhất cho việc phát triển kiến trúc của hệ BI. Khối dữ liệu là các hệ thống thu thập tất cả các dữ liệu yêu cầu bởi một phòng ban nào đó của công ty như tiếp thị, đánh giá, cho mục đích phân tích một vài chức năng của hệ thống BI.

- Khai thác, thăm dò dữ liệu: Các kỹ thuật công cụ được sử dụng hỗ trợ cho hệ thống BI được sử dụng như là các câu truy vấn và tạo ra các báo cáo, các phương thức thống kê. Giúp cho người ra quyết định phân tích dữ liệu, trả lời các câu hỏi và kiểm tra tính nguyên bản của dữ liệu.

- Khai phá dữ liệu (Data mining): Đây là phần rất quan trọng trong hệ thống BI, là các phần sẽ biến đổi từ dữ liệu thô, khai thác những thông tin cần thiết để đưa ra và hỗ trợ trong việc ra quyết định. Bao gồm các kỹ thuật trích xuất thông tin, tri thức từ tập dữ liệu, gồm cả các mô hình toán học cho việc nhận dạng mẫu, học máy và các kỹ thuật của khai phá dữ liệu.

- Tối ưu hóa (Optimization): Thành phần tối ưu hóa cho phép xác định giải pháp tốt nhất từ tập hợp các hành động liên quan. Tập các hành động này có thể rất rộng và đôi khi không xác định.

- Quyết định: Đỉnh của kim tự tháp ứng với việc lựa chọn và thực thi phương thức quyết định nào đó dựa trên sự tính toán, so sánh đối chiếu của các phương thức toán học. Tuy nhiên, mặc dù cách thức lựa chọn được thông qua do cách thức toán học, việc quyết định theo hướng nào đó lại phụ thuộc vào người ra quyết định.

Nhìn chung, vai trò của kinh doanh thông minh là cải thiện hoạt động kinh doanh của một tổ chức thông qua việc sử dụng các dữ liệu có liên quan. Các công ty sử dụng hiệu quả các công cụ và kỹ thuật BI có thể chuyển dữ liệu thu thập của họ thành những hiểu biết có giá trị về các quy trình và chiến lược kinh doanh của họ. Những hiểu biết này sau đó có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn nhằm tăng năng suất và doanh thu, dẫn đến tăng trưởng kinh doanh nhanh chóng và lợi nhuận cao hơn.

Nếu không có BI, các tổ chức không thể tận dụng lợi thế của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. Thay vào đó, các giám đốc điều hành và công nhân chủ yếu được để lại các quyết định kinh doanh quan trọng dựa trên các yếu tố khác. Mặc dù những phương pháp đó có thể dẫn đến những quyết định tốt, nhưng chúng cũng tiềm ẩn nguy cơ sai sót và sai lầm vì thiếu dữ liệu làm nền tảng cho chúng.

Một chương trình BI thành công tạo ra nhiều lợi ích kinh doanh trong một tổ chức. Ví dụ: BI cho phép các giám đốc điều hành C-suite và quản lý bộ phận giám sát hoạt động kinh doanh liên tục để họ có thể hành động nhanh chóng khi phát sinh các vấn đề hoặc cơ hội. Phân tích dữ liệu khách hàng giúp các nỗ lực tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng hiệu quả hơn. Các nút thắt trong chuỗi cung ứng, sản xuất và phân phối có thể được phát hiện trước khi chúng gây ra thiệt hại về tài chính. Các nhà quản lý nhân sự có khả năng giám sát tốt hơn năng suất của nhân viên, chi phí lao động và các dữ liệu khác về lực lượng lao động.