Hao hụt hàng tồn kho là gì? Đặc điểm và tác động của hao hụt hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn, hàng tồn kho biểu hiện vốn của doanh nghiệp chưa luân chuyển và chuẩn bị cho luân chuyển. Hao hụt hàng tồn kho là nỗi lo của các doanh nghiệp bởi thực tế nó đang xảy ra rất nhiều mà chưa thể có các giải pháp dứt điểm, một trong các công tác ảnh hưởng đến hao hụt hàng tồn kho là công tác kế toán. Thực tế, để đưa ra phương án tối ưu nhất trước hết phải hiểu thế nào là hao hụt hàng tồn kho, nó có đặc điểm gì, tác động ra sao và nguyên nhân tại sao lại hao hụt hàng tồn kho.

1. Hao hụt hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.

Hao hụt hàng tồn kho là số lượng hàng tồn kho thừa được ghi trên sổ sách kế toán, nhưng không còn tồn tại trong kho thực tế. Mức độ suy giảm quá mức có thể chỉ ra các vấn đề về trộm hàng tồn kho, hư hỏng, đếm sai, đơn vị đo không chính xác, "bay hơi" hoặc các vấn đề tương tự. Cũng có thể sự suy giảm do gian lận của nhà cung cấp, trong đó nhà cung cấp lập hóa đơn cho công ty đối với một số lượng hàng hóa nhất định được vận chuyển, nhưng không thực sự vận chuyển tất cả hàng hóa đó. Do đó, người nhận ghi lại hóa đơn cho toàn bộ chi phí của hàng hóa, nhưng ghi ít đơn vị hơn trong kho; sự khác biệt là suy giảm hàng tồn kho.

Để đo lường mức độ suy giảm của hàng tồn kho, hãy tiến hành đếm thực tế của hàng tồn kho và tính giá thành của nó, sau đó trừ chi phí này khỏi chi phí được liệt kê trong sổ sách kế toán. Chia khoản chênh lệch cho số tiền trong sổ sách kế toán để tính đến tỷ lệ phần trăm suy giảm của hàng tồn kho.

Ví dụ về suy giảm hàng tồn kho: ABC International có 1.000.000 đô la hàng tồn kho được liệt kê trong hồ sơ kế toán của mình. Nó tiến hành đếm hàng tồn kho thực tế và tính toán rằng số tiền thực tế có trong tay là 950.000 đô la. Do đó, số lượng hàng tồn kho bị suy giảm là 50.000 đô la (chi phí sổ sách 1.000.000 đô la - chi phí thực tế 950.000 đô la). Tỷ lệ co suy giảm hàng tồn kho là 5% (50.000 đô la co rút / 1.000.000 đô la chi phí sách).

2. Đặc điểm của hao hụt hàng tồn kho:

Sự hao hụt của hàng tồn kho là sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho được ghi lại của sản phẩm và số lượng hiện có. Sự khác biệt giữa hai số tiền này được gọi là "thu nhỏ". Trong bối cảnh bán lẻ, điều này đôi khi được gọi là thu hẹp bán lẻ. Dù bằng cách nào thì điều đó cũng có nghĩa giống nhau. Các nhà bán lẻ mất 1,33% doanh thu do hàng tồn kho giảm hàng năm, khiến họ mất tổng cộng 46,8 tỷ đô la mỗi năm. Sự khác biệt về số lượng hàng tồn kho xảy ra tại một số thời điểm giữa quá trình sản xuất sản phẩm và điểm bán hàng. Chúng có thể khiến các thương hiệu CPG và nhà bán lẻ phải trả những khoản tiền lớn.

Theo các quy tắc kế toán, khoản chênh lệch phải luôn được đánh dấu là một khoản chi phí trong kỳ kế toán mà khoản chênh lệch đó xảy ra để khớp với doanh thu thu được trong kỳ đó.

Sự suy giảm trong hàng tồn kho được coi là hạn chế hàng đầu đang gây khó chịu cho tất cả các cửa hàng bán lẻ vì nó là sự mất mát không mong muốn của hàng tồn kho do một số cách thức phi đạo đức.Nó chủ yếu được công nhận bởi mọi loại cửa hàng bán lẻ và ảnh hưởng đến doanh thu và tỷ lệ bán hàng của công ty cùng với tính toàn vẹn, chi phí và công nghệ. Mặc dù có nhiều kỹ thuật hiện đại đã được triển khai để ngăn chặn sự không chắc chắn này như VML, RFID, CCTV, v.v. và chúng đã tỏ ra có hiệu quả cao, tuy nhiên chúng cũng không kéo được vấn đề ra khỏi hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Ngày nay, công nghệ mới nổi đang điều khiển các lỗ hổng của các vấn đề và giải quyết chúng một cách suôn sẻ và điều này chỉ có thể giúp các ngành công nghiệp giải quyết vấn đề này. Việc sử dụng kết hợp AI và ML đang ấp ủ việc quản lý hàng tồn kho và giúp các ngành công nghiệp đối phó với các vấn đề bằng cách theo dõi mọi thứ. Vì vậy, phân tích đầy đủ bao gồm việc trích xuất các nguyên nhân chính dẫn đến sự suy giảm theo các nhà công nghiệp và chuyên gia trong các công ty khác nhau và các giải pháp tốt nhất có thể cho nó trong thực tế.

3. Tác động của hao hụt hàng tồn kho:

Câu hỏi được đặt ra đề phân tích cho tác động của hao hụt hàng tồn kho là: Điều gì xảy ra nếu hàng tồn kho bị suy giảm mà không được chú ý? Việc tính toán cho sự hao hụt hàng tồn kho là rất quan trọng để phát triển doanh nghiệp của bạn. Nếu không biết sản phẩm của mình sẽ đi đến đâu, bạn có thể mất lợi nhuận, có nguy cơ trình bày sai giá trị của mình trên các báo cáo kế toán và tăng giá vốn hàng bán.

- Mất sản phẩm: Vấn đề rõ ràng nhất là hàng tồn kho bị mất và không thể lấy lại được. Vì nhiều sản phẩm không có bộ theo dõi GPS nên bạn sẽ không biết chúng sẽ đến đâu.

- Tiền bị vứt bỏ: Mỗi hàng tồn kho bị mất là tiền xuống "cống". Lợi nhuận của bạn sẽ bị ảnh hưởng, có thể ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, quản lý chi phí và hơn thế nữa.

Ví dụ, Joe’s Accessories có số hàng hóa trị giá 40.000 đô la. Anh ấy bán phụ kiện của mình với lợi nhuận 20%. Trong số đó, hàng hóa trị giá $ 1000 đã bị mất tích. Vì vậy, Tổng thiệt hại mà anh ta phải gánh chịu = 1200 đô la [1000 + 20%]. Joe’s Accessories đã mất gần 1200 đô la chỉ vì hàng tồn kho bị hao hụt. Đây là cách hàng tồn kho co lại ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.

- Tính toán sai kế toán và thuế: Nếu báo cáo hàng tồn kho và hồ sơ bán hàng của bạn không khớp, bạn sẽ phải dành một lượng thời gian đáng kể để đối chiếu biên lai và hồ sơ kế toán của mình. Nếu thông tin này có đầy lỗi, cơ quan thuế cũng có thể tham gia và có khả năng kiểm tra doanh nghiệp của bạn.

Quản lý hàng tồn kho nên được ưu tiên cho doanh nghiệp . Với việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho thích hợp, doanh nghiệp có thể tính toán và ngăn ngừa sự hao hụt, bất kể quy mô doanh nghiệp như thế nào.

Theo quy luật chung, một thực tế ai cũng biết là hàng tồn kho vật chất trong kinh doanh bán lẻ tiêu thụ một phần lớn vốn lưu động. Nói cách khác, hàng tồn kho là tiền được cất giữ trong kho của bạn. Do đó, bất kỳ loại trộm cắp hoặc trộm cắp nào có thể xảy ra trong nhà kho của bạn đều phải được tính đến và phải được ngăn chặn.Trên cơ sở các tác động này, có thể đưa ra các phương pháp ngăn ngừa như sau:

- Cài đặt theo dõi mặt hàng: Theo dõi các mặt hàng không khó và có thể giúp các doanh nghiệp biết liệu một phần hàng tồn kho đã biến mất khỏi kho hay sàn bán lẻ hay không. Ví dụ, các nhà bán lẻ thời trang đã thành công lớn với hệ thống thẻ thấm mực. Cửa hàng tạp hóa thậm chí có thể khóa xe của họ nếu họ rời khỏi khu vực lân cận bãi đậu xe của họ.

- Đếm hàng tồn kho thường xuyên: Các doanh nghiệp có thể thực hiện việc này theo chu kỳ để giảm thiểu lượng thời gian nhưng điều quan trọng là phải theo dõi và quản lý khoảng không quảng cáo. Cách tốt nhất là sử dụng công nghệ có thể cập nhật số lượng khoảng không quảng cáo trong thời gian thực thay vì trong Excel, công nghệ này là tĩnh và không được đồng bộ hóa với bất kỳ thứ gì.

- Kiểm tra bất ngờ: Nếu nhân viên đang đánh cắp thông tin của doanh nghiệp và họ biết khi nào các cuộc kiểm toán sắp diễn ra, thì điều đó sẽ cho họ thời gian để chuẩn bị. Với việc kiểm tra hàng tồn kho bất ngờ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm thấy các điểm bất thường trong số lượng hàng tồn kho của mình mà không cần nhân viên nhắc nhở.

- Nâng cao các biện pháp an ninh: Nếu  là một cửa hàng truyền thống, thì việc lắp đặt camera và hệ thống an ninh trong cửa hàng hoặc hệ thống lưu trữ hàng tồn kho  có thể hữu ích. Cũng có thể tận dụng những chiếc túi đựng rác trong suốt để đảm bảo không ai giả vờ thứ gì đó là thùng rác mà thực sự đặt hàng tồn vào một chiếc túi mà họ tự lấy.