Giao dịch viên là gì? Công việc của giao dịch viên ngân hàng?

1. Giao dịch viên là gì?

Như mọi người biết lễ tân là bộ mặt của công ty, nhà hàng – khách sạn, thì giao dịch viên lại là bộ mặt của một ngân hàng. Nếu như bạn đã từng một lần đến giao dịch ở ngân hàng, chắc bạn đã được tiếp xúc với các giao dịch viên ở ngân hàng, họ luôn có nụ cười thân thiện, với bộ đồ đồng phục đẹp và bắt mắt, thái độ nhiệt tình với khách hàng.

Giao dịch viên là những nhân viên làm việc thường trực ở các quầy giao dịch của các chi nhánh, phòng giao dịch của ngân hàng, trực tiếp tiếp xúc, xử lý và hỗ trợ đối với các nhu cầu của khách hàng như ủy nhiệm chi, thu hộ, chi hộ, mở tài khoản, xử lý thông tin tài khoản, nộp tiền, rút tiền, hạch toán giao dịch…

Giao dịch viên có thể coi là bộ mặt của một Ngân hàng, là người tạo ra vũ khí cạnh tranh đối với các ngân hàng khác, do đó đòi hỏi nghiệp vụ của mỗi giao dịch viên phải mang tính chuyên nghiệp, thể hiện thông qua cường độ làm việc, thái độ phục vụ và khả năng xử lý chính xác của giao dịch viên.

Mặt khác, các giao dịch viên không chỉ có nhiệm vụ tư vấn, hướng dẫn và chăm sóc khách hàng mà còn là người đại diện hình ảnh cho ngân hàng, vì thế, yêu cầu tuyển dụng đối với một giao dịch viên tương đối khắt khe.

2. Thuật ngữ pháp lý liên quan đến giao dịch viên:

Giao dịch viên được dịch sang tiếng Anh như sau: Teller

3. Công việc của giao dịch viên ngân hàng:

Công việc của một giao dịch viên ngân hàng chủ yếu là tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất đến khách hàng. Về cơ bản, công việc của một giao dịch viên ngân hàng bao gồm: đón tiếp, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng; tư vấn, hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của khách hàng; thực hiện các giao dịch; thực hiện công tác hạch toán kế toán, báo cáo khi được yêu cầu; chăm sóc khách hàng và phát triển quan hệ lâu dài.

* Đón tiếp, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng:

Nhiệm vụ của một giao dịch viên ngân hàng trước tiên là chào đón khách hàng khi họ bước vào ngân hàng với thái độ niềm nở, hòa nhã nhất để tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái, dễ chịu và có niềm tin ban đầu đối với ngân hàng mà mình lựa chọn. Đồng thời, giao dịch viên ngân hàng phải tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để kịp thời có biện pháp hỗ trợ. Công việc này đòi hỏi giao dịch viên phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo, chu đáo và tận tình, nhanh chóng tiếp nhận và xử lý thông tin, nhìn nhận vấn đề thấu đáo để đề xuất giải pháp phù hợp, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

* Tư vấn, hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của khách hàng

Giao dịch viên ngân hàng còn có nhiệm vụ cung cấp đến khách hàng những thông tin cần thiết về chính sách phát triển của ngân hàng như:

– Tư vấn, hướng dẫn khách hàng các thông tin về sản phẩm/ dịch của ngân hàng phù hợp với nhu cầu khách hàng

– Giới thiệu các sản phẩm mới và chương trình khuyến mãi đến với khách hàng

– Giải đáp thắc mắc của khách hàng, thiết lập mối quan hệ, giới thiệu, tư vấn và cập nhật chính sách – sản phẩm – dịch vụ của Ngân hàng đến với khách hàng

– Thu thập, hướng dẫn, giải thích và cập nhật các thông tin từ khách hàng (trong phạm vi được phép), phản hồi các kiến nghị và đề xuất sửa đổi, bổ sung các nghiệp vụ, các sản phẩm/dịch vụ của Ngân hàng.

– Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi thẩm quyền cho phép trên cơ sở đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và đảm bảo uy tín của Ngân hàng.

* Thực hiện các giao dịch

Đây được xem là công việc, nhiệm vụ cần thiết, quan trọng nhất của một giao dịch viên ngân hàng. Theo đó, một giao dịch viên phải bằng kỹ năng, nghiệp vụ của mình để hoàn thành các giao dịch đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cụ thể:

– Trực tiếp giao dịch, cung cấp các sản phẩm dịch vụ ngay tại quầy cho Khách hàng một cách an toàn, hiệu quả, kịp thời với chất lượng dịch vụ tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, dịch vụ thẻ,… như mở và quản lý tài khoản, nghiệp vụ liên quan tới tiền gửi, nghiệp vụ thanh toán, phát hành thẻ, thu chi tiền mặt và thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, lệnh thanh toán, chuyển tiền,…

– Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch tiền mặt (VND, ngoại tệ) với khách hàng như: xử lý chứng từ, chọn, lọc tiền, phát hiện tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông,…

– Đảm bảo quản lý, duy trì hạn mức thu, chi và tồn quỹ tiền mặt được giao

– Đảm bảo cung cấp, phục vụ yêu cầu của khách hàng và các hoạt động nghiệp vụ một cách an toàn, nhanh chóng, chính xác theo đúng quy trình, quy định của Ngân hàng với chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Một cách chi tiết hơn thì giao dịch viên ngân hàng sẽ thực hiện 5 nghiệp vụ giao dịch cơ bản sau:

– Giao dịch tài khoản: Với loại giao dịch này, giao dịch viên cần nắm rõ các loại tài khoản cơ bản (tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay, tài khoản ký quỹ, tài khoản chuyên chi, chuyên thu, tài khoản trung gian,…) và nắm rõ quy trình liên quan đến hoạt động mở tài khoản khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệo; quy trình mở sổ tiết kiệm; quy trình nộp/rút tiền; quy trình truy vấn/phong tỏa tài khoản…

– Giao dịch thẻ: Giao dịch viên cần nắm rõ các loại thẻ cơ bản như Thẻ ghi nợ (Debit), Thẻ trả trước (Prepaid) và Thẻ tín dụng (Credit) và quy trình phát hành thẻ để cung cấp dịch vụ đến khách hàng.

– Giao dịch thanh toán: Thanh toán qua Ngân hàng là hình thức thanh toán bằng cách ngân hàng trích từ tài khoản của khách hàng này sang tài khoản khách hàng khác theo lệnh của chủ tài khoản. Với các giao dịch thanh toán, về tổng thể giao dịch cần nắm được các nghiệp vụ cơ bản gồm: các phương thức thanh toán trong nước như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thẻ, séc; quy trình chuyển tiền/nhận tiền đến trong nước; các phương thức thanh toán quốc tế: điện chuyển tiền TTR, nhờ thu, L/C, C.A.D.

– Giao dịch Ngân quỹ: Các kiến thức nghiệp vụ về giao dịch ngân quỹ phục vụ cho giao dịch viên nắm được các giao dịch tiền mặt giữa: giao dịch viên và chuyên viên kho quỹ; giao dịch viên và khách hàng trong các giao dịch gửi tiền, chuyển tiền…; giữa chi nhánh này và chi nhánh kia hoặc giữa chi nhánh và các phòng giao dịch… Theo đó, giao dịch viên cần nắm được quy trình kiểm đếm tiền, xử lý tiền thừa/giả, cách thức bó tiền… cũng như các lưu ý, quy tắc trong giao dịch tiền mặt.

– Giao dịch mua bán ngoại tệ/ kiều hối: Nghiệp vụ giao dịch mua bán ngoại tệ hay kiều hối là nghiệp vụ tương đối cơ bản trong nhóm nghiệp vụ mà giao dịch viên cần thực hiện. Theo đó, giao dịch viên cần nắm được đối tượng được phép giao dịch ngoại tệ, tỷ giá tham chiếu, cũng như cách thức hạch toán giao dịch…

Khi thực hiện các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ ngân hàng, đòi hỏi các giao dịch viên phải nắm chắc kiến thức chuyên môn liên quan đến các thao tác, nghiệp vụ đồng thời những quy định của Ngân hàng để mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất và chuyên nghiệp nhất.

* Thực hiện công tác hạch toán kế toán, báo cáo công tác khi được yêu cầu

Ngoài việc thực hiện các nghiệp vụ trực tiếp tại quầy giao dịch thì nhiệm vụ của giao dịch viên ngân hàng còn phải hạch toán chứng từ/ giấy tờ liên quan, cân đối các khoản thu – chi đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Đồng thời thực hiện công tác báo cáo như: báo cáo tiền mặt, liệt kê giao dịch khi cần thiết.

* Chăm sóc khách hàng và phát triển quan hệ lâu dài

Để đảm bảo cho sự phát triển bền vững của ngân hàng, trách nhiệm của giao dịch viên là phải đảm bảo tiến hành các hoạt động như chăm sóc khách hàng và đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng dịch vụ phục vụ cho khách hàng theo quy định của ngân hàng; quan tâm, chăm sóc khách hàng sau bán nhằm tạo mối quan hệ tốt đẹp, thúc đẩy khách hàng sử dụng thêm sản phẩm, dịch vụ khác hoặc giới thiệu thêm các khách hàng mới mới. Hoạt động chăm sóc khách hàng này cần được diễn ra thường xuyên, định kỳ để khách hàng cảm nhận được sự quan tâm đặc biệt từ ngân hàng mà mình đang hợp tác, để họ gắn bó mật thiết với ngân hàng của mình hơn.

Có thể nói, công việc của một giao dịch viên rất vất vả và áp lực, đòi hỏi tính cẩn thận và chính xác cao nhằm đem đến sự hài lòng và tin tưởng cho khách hàng.

4. Điều kiện để trở thành giao dịch viên ngân hàng:

Nếu bạn quan tâm đến nghề giao dịch viên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những điều kiện để có thể trở thành một giao dịch viên ngân hàng trong tương lai. Theo đó, để trở thành 1 giao dịch chuyên nghiệp, cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

– Về kỹ năng:

+ Kỹ năng làm việc nhóm và độc lập tốt.

+ Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe

+ Kỹ năng xây dựng, tạo lập mối quan hệ cá nhân

+ Kỹ năng đặt câu hỏi và xử lý tình huống

– Về phẩm chất:

+ Nghề giao dịch viên được coi là một nghề đặc thù nên có một số yêu cầu về hình thức: Đối với Nam: 1m65, Nữ 1m58; không nói ngọng, không có âm giọng vùng miền quá nặng. Thông thường các ngân hàng khi tuyển dụng giao dịch viên thường yêu cầu chiều cao của nữ tối thiểu 1m58. Tuy nhiên với các bạn cao 1m55 có thể đi giầy cao gót để cải thiện chiều cao; các ngân hàng vẫn chấp nhận vì chênh lệch không quá nhiều.

+ Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ.

+ Thích những công việc ít đi lại.

+ Hòa nhã, ưa thích giao tiếp. Có khả năng giao tiếp, tiếp thị sản phẩm là một lợi thế.

+ Tiếng Anh giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng.

+ Biết cách lắng nghe và kiểm soát tốt cảm xúc, có thái độ cầu thị trong công việc.

– Về kiến thức nghiệp vụ:

+ Nắm bắt nền tảng cơ bản về Kế toán Ngân hàng, Kho quỹ

+ Kiến thức chung về khách hàng, thị trường và ngân hàng cạnh tranh

+ Kiến thức về ngân hàng: sản phẩm dịch vụ ngân hàng, sản phẩm bán chéo, văn bản nghiệp vụ liên quan..

+ Chuyên môn: Tốt nghiệp các trường đại học kinh tế. Vị trí giao dịch viên không quá kén chuyên ngành học, các bạn học kế toán, quản trị kinh doanh, tài chính doanh nghiệp,… vẫn có thể thi và làm giao dịch viên. Tuy nhiên, để đảm bảo thực hiện tốt công việc của một giao dịch viên, đòi hỏi các bạn phải trang bị cho mình kiến thức bộ môn kế toán ngân hàng.

Giao dịch viên là một vị trí khá áp lực với nhiều trách nhiệm, công việc. Tuy nhiên vị trí này sẽ mang lại cho các bạn một mức lương thưởng hậu hĩnh, mở rộng mối quan hệ và nâng cao kĩ năng giao tiếp. Đây là cơ hội để rèn luyện bản thân trong môi trường chuyên nghiệp, năng động.

Trên đây là bài viết về vị trí giao dịch viên và mô tả công việc của một giao dịch viên ngân hàng. Hy vọng bạn đọc có thể hình dung được tổng thể của vị trí giao dịch viên ngân hàng và có thể cân nhắc để theo đuổi vị trí này trong tương lai.