Event là gì? Các hình thức và ý nghĩa của tổ chức sự kiện?

Hiện nay, với nhu cầu liên kết và thực hiện các công việc của các cá nhân cũng như các tổ chức và các sự kiện được tổ chức, sự kiện hay còn được gọi là event. Vậy quy định về Event là gì, các hình thức và ý nghĩa của tổ chức sự kiện được quy định như thế nào?

1. Event là gì?

Sự kiện (event) là một cuộc tụ họp xã hội đã lên kế hoạch hoặc một dịp được tổ chức bởi bất kỳ cá nhân hoặc một nhóm người nào để kỷ niệm bất kỳ sự kiện cụ thể nào xảy ra hoặc với mục đích trân trọng khoảnh khắc đó với những người khác. Chúng ta sống một cuộc sống lâu dài và chúng ta là động vật xã hội. Do đó, chúng ta trải qua các loại sự kiện khác nhau trong cuộc sống của mình.

Vì vậy, có nhiều loại sự kiện khác nhau mà chúng ta kỷ niệm trong cuộc đời của mình. Nói chung, các sự kiện được tổ chức để vui chơi, làm việc, ra mắt, tiệc tùng, v.v., danh sách này khá dài vô tận.

Sự kiện là nơi mà các cá nhân, tổ chức thực hiện nhằm đạt được mục đích của mình thông qua việc tổ chức sự kiện. Sự kiện được tổ chức có sự sắp xếp sẵn của người tổ chức, dù sự kiện lớn hay nhỏ đều được tổ sắp xếp

2. Các hình thức và ý nghĩa của tổ chức sự kiện:

Theo khái niệm sự kiện đã nêu trên thì sự kiện diễn ra dưới các hình thức khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm của sự kiện đó.

Theo truyền thống, có bốn loại sự kiện sau đây:

+ Sự kiện giải trí: Đúng như tên gọi, những sự kiện này được tổ chức hoàn toàn để giải trí hoặc nhằm mục đích dành những giây phút giải trí. Có một số loại sự kiện giải trí như: Tiệc bể bơi; Sự kiện giải trí; Đêm nhạc; Bonfire...

+ Sự kiện văn hóa: Các sự kiện được tổ chức để tôn vinh di sản và truyền thống văn hóa được gọi là sự kiện văn hóa. Đây là những sự kiện có sự tham gia của cộng đồng cao. Các lễ hội và các dịp lễ tôn giáo được xếp vào các loại sự kiện văn hóa: Holi Moo; Lễ hội Goa; Hội chợ Diwali; Đêm Navratri...

+ Sự kiện tổ chức: Đây là những sự kiện có xu hướng được tổ chức tốt và có chương trình và lợi ích cụ thể mang tính thương mại, bán hàng, chính trị, v.v. Một nhóm người cụ thể từ một tổ chức cụ thể chủ yếu lên kế hoạch cho những loại sự kiện này để tạo ra nhận thức về các giá trị thương mại của họ dưới dạng hữu hình hoặc vô hình: Sự kiện chính trị; Phát hành sản phẩm; Sự kiện gây quỹ; Sự kiện công ty; Sự kiện giáo dục...

+ Sự kiện Cá nhân: Sự kiện được tổ chức ở mọi cấp độ cá nhân cho gia đình và bạn bè được gọi là sự kiện cá nhân. Những loại sự kiện này chủ yếu được tổ chức để kỷ niệm và trân trọng một dịp cá nhân với những người được biết đến. Vì vậy, hầu hết những người tham dự đều được mời hoặc một phần của nhóm đang tổ chức các loại sự kiện này: Tiệc sinh nhật; Sự kiện đám cưới; Đầy tháng em bé; Dịp kỉ niệm như kỷ niệm ngày cưới, kỷ niệm thành lập công ty...

Nhưng phải nói rằng tất cả các loại sự kiện nêu trên đều được phân loại trên cơ sở chủ đề và mục tiêu của sự kiện.

Nếu để tìm hiểu đi sâu về các hình thức của sự kiện thì các sự kiện có thể được phân loại sâu hơn dựa trên quy mô và bối cảnh.

Có rất nhiều sự kiện được tổ chức trên thế giới mà chúng có thể không coi là sự kiện. Những sự kiện này có mục đích cụ thể để được tổ chức bởi các tổ chức khác nhau. Các loại sự kiện trên cơ sở mục đích:

+ Các sự kiện nhằm mục đích tiếp thị và bán hàng bao gồm: Triển lãm thương mại; Hoạt động; Các chương trình liên hệ với trường học; Kích hoạt...

+ Các sự kiện để bắt đầu hoặc nâng cao nhận thức: Khai trương; Từ thiện hoặc Gây quỹ; Phát hành sản phẩm; Các cuộc họp báo; Sự kiện để tăng năng suất; Gặp gỡ các đại lý; Gặp gỡ đối tác; Tĩnh tâm; Hội thảo.

- Ý nghĩa của sự kiện: để giải đáp ý nghĩa của sự kiện chúng ta cần đi sâu vào tìm hiểu về vai trò của sự kiện là gì. Câu hỏi đặt ra là tại sao chúng ta cần sự kiện? Chúng ta cần những sự kiện để kỷ niệm những dịp như vậy mang lại sự tích cực và hạnh phúc cho cuộc sống của chúng ta. Thông thường các nhà tổ chức sự kiện sử dụng các sự kiện để làm quen với người tiêu dùng, gặp gỡ họ, chào đón họ và thúc đẩy nhu cầu sử dụng sản phẩm của chúng tôi.

Những người tổ chức sự kiện cần các sự kiện để làm cho mọi người biết về sứ mệnh và tầm nhìn của công ty chúng tôi để xây dựng hình ảnh thương hiệu. Sự kiện có thể được sử dụng để giải trí, truyền tải, thể hiện, thu hút sự dùng thử và thúc đẩy doanh số bán hàng. Các sự kiện đều nói về công việc kinh doanh của sự hồi hộp và phấn khích, vừa vui vừa kiếm tiền trong khi làm việc. Như vậy, đối với câu hỏi sự kiện là gì, các loại của nó là gì và tại sao chúng ta cần tổ chức sự kiện đã được giải đáp, sự kiện có ý nghĩa thông báo, kỷ niệm hoặc tổ chức kết nối các cá nhân, tổ chức và kết nối một bộ phận cùng chung mục đích với nhau.

- Quản lý sự kiện được hiểu là việc những cá nhân thực hiện quản lý sự kiện, từ khâu chuẩn bị cho đến lúc sự kiện kết thúc nhằm đưa sự kiện từ giai đoạn sơ khai cho đến lúc hoàn thành. Một điều bạn phải nhận thấy khi đọc định nghĩa về sự kiện, tức là sự kiện là tất cả về tổ chức và lập kế hoạch. Và để hiểu quản lý sự kiện là gì, tất yếu phải biết hai từ “tổ chức” và “lập kế hoạch” được hình thành từ đâu. Vì vậy những từ này thuộc các chức năng của Quản lý.

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, ra quyết định, điều phối và kiểm soát các nguồn nhân lực, tài chính, vật chất và thông tin của một tổ chức để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và hiệu quả. Bây giờ khi chúng ta áp dụng lý thuyết về quản lý vào các sự kiện, thì chúng ta sẽ có được một định nghĩa đúng đắn về quản lý sự kiện.

Quản lý sự kiện là ứng dụng quản lý dự án để tạo và phát triển các sự kiện quy mô nhỏ hoặc lớn. Tuy nhiên, nó hiện còn được gọi là một công cụ để tiếp thị và truyền thông chiến lược được các công ty sử dụng để quảng bá thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Để quản lý được sự kiện hiệu quả thì chúng ta cần phải xác định được các yếu tố sau: Chức năng của quản lý sự kiện; Xác định mục tiêu của sự kiện; Xác định đối tượng mục tiêu; Lên ý tưởng chủ đề của sự kiện; Phát triển các khái niệm sự kiện; Lập kế hoạch hậu cần; Điều phối các nhân viên sự kiện; Đánh giá sự kiện...Đôi khi quản lý sự kiện đồng nghĩa với lập kế hoạch sự kiện. Nhưng nếu nhìn một cách rộng hơn thì quản lý sự kiện và tổ chức sự kiện là hai việc khác nhau.

Như chúng ta biết, lập kế hoạch trước khi quản lý một sự kiện. Ngay cả trong trường hợp của các chức năng quản lý mà chúng ta phải biết rằng việc lập kế hoạch trước hết là tổ chức, điều phối và thực hiện việc theo dõi sự kiện để tiến hành xử lý khi sự kiện phát sinh các vấn đề, nhằm đưa sự kiện đến kết thúc như kế hoạch, đạt được mục tiêu của sự kiện.

Như vậy, với khái niệm sự kiện được nêu trên, có thể hiểu rằng sự kiện là các cuộc tụ họp của những cá nhân, đại diện tổ chức hay những người cùng chung mục đích, hướng tới chung một mục tiêu. Người đứng ra thực hiện tổ chức sự kiện sẽ mời khách mời có chung đặc điểm với mục tiêu của sự kiện đến tham dự và tiến hành thực hiện các quy trình của sự kiện như đã dự kiến trước. Ban tổ chức sự kiện có quy mô lớn nhỏ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện và tính chất của sự kiện, sự kiện có tính trang trọng hay ấm cúng, đơn giản hay cầu kỳ, đối tượng khách mời thân quen hay là đối tác....Những yếu tố về tổ chức và quản lý sự kiện nắm giữ sự thành công của sự kiện, bởi sự kiện có thành công hay không phần lớn phụ thuộc vào quá trình tổ chức sự kiện, việc làm sao để có một sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục đích ban đầu đều phụ thuộc vào quá trình tổ chức, quản lý sự kiện, nhìn nhận và đánh giá các yếu tố khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện sự kiện.