Dự toán ngân sách là gì? Đặc điểm và kiểm soát lập dự toán ngân sách

Trong doanh nghiệp dự toán ngân sách có vai trò rất quan trọng thể hiện qua chức năng của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong tương lai vì nó giúp nhà quản trị nắm rõ được nguồn lực của mình, phán đoán trước hình tình sản xuất kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng và phân phối hiệu quả nguồn lực. Mặt khác dự toán ngân sách còn là công cụ hữu hiệu để nhà quản trị kiểm soát chi phí và định hướng mọi hoạt động đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn doanh nghiệp đã đặt ra.

1. Dự toán ngân sách là gì?

Dự toán là những tính toán dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức phải đạt được, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán được xây dựng trên cơ sở của kế hoạch và là trung tâm của kế hoạch.

Dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện về mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.

Vai trò của dự toán ngân sách là phục vụ cho chức năng của nhà quản trị như chức năng hoạch định, chức năng tổ chức và điều hành, và chức năng kiểm soát hoạt động kinh doanh của nhà quản trị. Thông qua các chức năng này nhà quản trị đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận.

Dự toán ngân sách bảo đảm thực hiện 03 chức năng chính:

- Chức năng hoạch định: là chức năng quản trị có mục đích xác lập một mô hình (tham chiếu) cho tương lai nhờ đó mà ta nhận ra những cơ hội và rủi ro, căn cứ vào đó phải làm những việc ngay bây giờ để khai thác cơ hội và né tránh rủi ro. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, đến mục tiêu cần đạt được và những phương thức đạt những mục tiêu đó.

Dự toán ngân sách xác định mục tiêu mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời dự kiến nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó, vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc lập dự toán báo báo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung,..có thể nói chức năng này là công cụ để nhà quản trị lượng hóa các kế hoạch của mình.

- Chức năng tổ chức và điều hành:

Chức năng này thể hiện sự huy động và phân phối nguồn lực để thực hiện mục tiêu của nhà quản trị, nhà quản trị kết hợp hoạch định giữa các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận với việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh, qua đó điều phối lại nguồn lực của doanh nghiệp sao cho sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất, đạt được mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Thể hiện ở dự toán là các văn bản cụ thể, súc tính truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp đến các quản lý bộ phận phòng ban.

- Chức năng kiểm soát:

Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá việc thực hiện dự toán đó. Việc kiểm soát phụ thuộc và dự toán, chức năng này xem dự toán ngân sách là cơ sở, là chuẩn để so sách với kết quả thực tế của doanh nghiệp. Kiểm soát dự toán ngân sách thông qua việc thực hiện các chiến lược đánh giá mức độ thành công của dự toán, và trong trường hợp cần thiết có thể đưa ra các giải pháp sửa chữa, khắc phục nhược điểm. Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc kiểm soát thì dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó.

Ngoài ra dự toán ngân sách còn có vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định phân bổ nguồn lực, trong bố trí nhân lực thông qua việc đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu mà dự toán đề ra.

2. Đặc điểm của dự toán ngân sách:

Dự toán ngân sách là một đánh giá sơ bộ về các quỹ dự kiến sẵn có cho một công ty hoặc cơ quan, hoặc các quỹ cần thiết để hoàn thành một dự án. Những ước tính này cung cấp thông tin có giá trị cho mục đích lập kế hoạch nhưng không phải là cuối cùng. Khi có thông tin cuối cùng, các nhân viên có thể cập nhật tài liệu và xác định xem có bất kỳ thay đổi nào là nguyên nhân cần quan tâm hay không. Các tài liệu này có thể được cung cấp cho công chúng khi chúng liên quan đến các cơ quan và dự án được tài trợ công, để cho phép các thành viên của công chúng tham gia vào quá trình lập ngân sách.

Trong trường hợp ước tính về nguồn vốn khả dụng, dự toán ngân sách thường do chính quyền khu vực hoặc cơ quan ban hành. Tài liệu thảo luận về các nguồn quỹ có thể có như thu thuế, trợ cấp, tiền từ các cơ quan chính phủ, và thu từ tiền phạt và lệ phí. Điều này cung cấp thông tin về ngân sách hoạt động hiện có. Nhân viên và các bên khác quan tâm có thể xem xét ước tính để tìm hiểu thêm về các ưu tiên tài trợ và các lựa chọn tài trợ khác nhau có thể có sẵn. Các quỹ dành riêng cho các mục đích cụ thể được đánh dấu trong dự toán để mọi người biết rằng chúng không phải là một phần của quỹ chung.

Các công ty chuẩn bị đấu thầu dự án cho khách hàng thường cần chuẩn bị một ước tính ngân sách chi tiết để làm cho khách hàng biết tất cả các chi phí tiềm năng. Ước tính này thường chỉ có giá trị trong một thời gian giới hạn. Nếu khách hàng chờ đợi quá lâu, chi phí cho vật tư, nhân công và các chi phí khác có thể tăng theo tác động của thị trường và ước tính sẽ không còn chính xác. Dự toán ngân sách cũng thường bao gồm một mục nhập cho các khoản vượt dự đoán, vì vậy khách hàng biết được số tiền có thể được thêm vào chi phí vào cuối dự án.

Khi xem xét dự toán ngân sách, bạn có thể cẩn thận đọc các danh mục riêng lẻ để hiểu ý nghĩa của chúng. Nếu định nghĩa không rõ ràng hoặc tài liệu mơ hồ, người chuẩn bị tài liệu có thể cung cấp thông tin. Dự toán ngân sách cũng có thể bao gồm các lựa chọn thay thế; Ví dụ, một công ty xây dựng có thể thảo luận về chi phí của các loại ván lợp khác nhau trong tài liệu để khách hàng có thể tìm hiểu về cách các lựa chọn khác nhau có thể ảnh hưởng đến chi phí tổng thể của dự án.

3. Kiểm soát lập dự toán ngân sách:

Kiểm soát lập dự toán ngân sách là giai đoạn thứ ba trong quy trình lập dự toán ngân sách.

Lập dự toán ngân sách là một công việc quan trọng phải được thực hiện liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Do đó để việc lập dự toán ngân sách ngày càng hoàn thiện hơn cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, thông tin, cơ sở lập dự toán ngân sách và có điều chỉnh cần thiết, kịp thời, đồng thời rút kinh nghiệm cho những lần lập dự toán tiếp theo.

Ở giai đoạn hay hoạt động kiểm soát lập dự toán phải tập trung vào các vấn đề:

- Phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế và dự toán.

- Theo dõi những khác biệt, phân tích lỗi, kiểm tra những điều bất ngờ.

- Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm.

Ưu điểm ở giai đoạn kiểm soát này mà các công ty làm được đó là: Phòng kế toán tổng hợp kết quả kinh doanh tình hình thực tế ở từng năm để so sách dự toán nên thuận lợi cho công tác đánh giá có thể rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán tiếp theo.

Nhược điểm hay gặp phải: Trong quá trình lập dự toán ngân sách công ty chỉ quan tâm đến việc xây dựng dự toán ngân sách, sử dụng dự toán ngân sách để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vào thời điểm cuối năm. Công ty chưa thực hiện việc điều chỉnh dự toán ngân sách và kiểm soát dự toán ngân sách.

Bên cạnh việc kiểm soát lập dự toán ngân sách, thì công tác kiểm soát dự toán ngân sách cũng rất quan trọng, quá trình kiểm soát ngân sách phải được thực hiện liên tục trong năm. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện dự toán ngân sách và so sách kết quả đạt được với những chỉ tiêu trong dự toán ngân sách đặt ra, từ đó điều chỉnh kịp thời sao cho dự toán ngân sách sát với tình hình thực tế của công ty