Dự phòng phí là gì? Các phương pháp xác định dự phòng phí

Trong bất kì hoạt động nào, con người chúng ta đều cần phải có những dự phòng nhất định để cho những rủi ro, tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Và trong hoạt động kinh tế, thì đó chính là dự phòng về tiền mặt, khoản tiền được dùng để dự phòng gọi là dự phòng phí, hay chi phí dự phòng. Chi phí dự phòng là điều cần thiết, đặc biệt là trong các dự án đầu tư, xây dựng. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin về dự phòng phí.

1. Dự phòng phí là gì?

Dự phòng phí, trong bối cảnh quản lý dự án, là một khoản tiền được bao gồm để chi trả cho các sự kiện tiềm năng không được tính toán cụ thể trong ước tính chi phí. Mục đích là để bù đắp cho sự không chắc chắn vốn có trong ước tính chi phí và thời gian, cũng như rủi ro không thể đoán trước.

Tình huống bất ngờ là điều có thể xảy ra hoặc không thể xảy ra nhưng phải được xử lý nếu xảy ra. Từ dự phòng ngụ ý rằng khả năng xảy ra một sự kiện là có thể thấy trước được. Trong kinh doanh, các kế hoạch dự phòng được lập ra để chỉ rõ các sự kiện tiềm ẩn có thể thấy trước, các hành động cần thực hiện để giải quyết chúng và các nguồn lực cần thiết để thực hiện điều đó, bao gồm cả tiền.

Các sự kiện là những khả năng đã biết đôi khi được gọi là những ẩn số đã biết. Kinh phí bổ sung có thể được đưa vào dự phòng cho các sự kiện không lường trước được, mà đôi khi được coi là ẩn số chưa xác định.

Số tiền được phân bổ cho trường hợp dự phòng và chi tiết về những gì dự định chi trả có thể được trình bày trong các tài liệu được chia sẻ với khách hàng hoặc có thể chỉ được chỉ định trong tổ chức quản lý dự án. Trong một số trường hợp, dự phòng không được xác định cụ thể nhưng được đảm bảo thông qua các cơ chế như thêm vào số ngày được phân bổ cho một phân đoạn của dự án, trong trường hợp này, nó đôi khi được gọi là khoảng đệm.

2. Phương pháp để tính toán số tiền dự phòng chi phí:

Có một số cách khác nhau để định lượng độ không đảm bảo và đo lường mức dự phòng trong ước tính chi phí. Trên thực tế, trong hai thập kỷ qua, nhiều nhà thực hành và nhà nghiên cứu đã đưa ra các phương pháp tính toán chi phí dự phòng khác nhau. Các phương pháp này bao gồm từ việc chỉ áp dụng một tỷ lệ phần trăm xác định trước của tổng chi phí dự án đến việc xem xét các phương pháp toán học và thống kê phức tạp.

Dưới đây, chúng tôi chỉ tập trung vào các phương pháp phổ biến nhất để tính toán dự phòng. Việc tính toán chi phí dự phòng dựa trên "phương pháp xác định" hoặc "phương pháp xác suất".

2.1. Phương pháp xác định:

Trên thực tế, phương pháp xác định là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để lập quỹ dự phòng chi phí. Thuật ngữ “xác định” ngụ ý rằng chi phí dự phòng được xác định như một ước tính điểm duy nhất, thường là một tỷ lệ phần trăm của ước tính chi phí cơ sở.

Tỷ lệ ước tính chi phí cơ sở của dự án: Trong các phương pháp xác định, dự phòng được ước tính như một tỷ lệ phần trăm chi phí cơ bản được xác định trước tùy thuộc vào giai đoạn dự án.

Dự phòng =% x Ước tính Chi phí Cơ bản

Trong kỹ thuật này,  lấy một tỷ lệ phần trăm chi phí của dự án và tính toán số tiền dự phòng. Để làm được như vậy, cần có sự đánh giá của chuyên gia hoặc sử dụng một số hướng dẫn đã định trước hoặc cả hai.

- Đánh giá của chuyên gia

Trong phương pháp này, một chuyên gia hoặc một nhóm chuyên gia có cơ sở vững chắc về kinh nghiệm và năng lực trong quản lý và phân tích rủi ro sẽ xác định tỷ lệ dự phòng cho dự án.

Mặc dù các chuyên gia xem xét tình hình cụ thể của dự án và xác định tỷ lệ phần trăm dự phòng duy nhất cho dự án, họ vẫn không thực hiện phân tích rủi ro chính thức và toàn diện về dự án. Do đó, phương pháp này không thể cung cấp mức độ tin cậy về tính đầy đủ của dự phòng ước tính.

- Nguyên tắc định trước

Theo Hiệp hội Tiến bộ về Kỹ thuật Chi phí, AACE International, phương pháp này có thể đơn giản như cung cấp một khoản dự phòng duy nhất (ví dụ: tỷ lệ phần trăm chi phí cơ sở) để sử dụng cho tất cả các ước tính của một loại nhất định cho các bảng phức tạp hoặc cơ chế tính điểm sử dụng các yếu tố của mô hình tham số.

Cách tiếp cận phổ biến là thiết lập một bảng các giá trị và phạm vi dự phòng cho từng lớp ước tính của AACE với các giá trị và phạm vi thay thế được cung cấp cho các rủi ro chung. Ví dụ, đối với ước tính chi phí sàng lọc khái niệm loại 5, dự phòng 40% có thể được chỉ định, trong khi ước tính chi phí loại 2 có thể bao gồm 15% dự phòng.

Mặc dù việc tính toán dự phòng bằng cách sử dụng các hướng dẫn xác định trước là đơn giản, dễ hiểu và nhất quán, nó không thể giải quyết hiệu quả tác động của các rủi ro dành riêng cho một dự án cụ thể.

Do đó, các phương pháp xác định này thường được sử dụng bởi các tổ chức không quan tâm đến việc áp dụng đánh giá và phân tích rủi ro chính thức đối với dự án vì nhiều lý do như thiếu thời gian, không đủ vốn và loại hoặc quy mô của dự án. Việc sử dụng điển hình của các phương pháp xác định là đối với các dự án nhỏ và không phức tạp.

2.2. Phương pháp xác suất:

Trong các phương pháp xác suất để tính toán dự phòng, các yếu tố không chắc chắn được mô hình hóa trong ước tính chi phí bằng cách sử dụng phân phối thống kê.

Kết quả của các phương pháp xác suất là phân phối phạm vi ước tính thay vì ước tính điểm đơn lẻ, như được minh họa trong biểu đồ dưới đây:

Ngân sách dự phòng được xác định theo mức độ tin cậy mong muốn mà chủ đầu tư muốn có vào dự án.

Các phương pháp đánh giá rủi ro theo xác suất đòi hỏi nhiều thời gian và ngân sách hơn để tiến hành, do đó được sử dụng cho các dự án lớn và phức tạp hơn.

Có một số phương pháp đánh giá rủi ro xác suất có thể được sử dụng để tính toán chi phí dự phòng. Các phương pháp này bao gồm nhưng không giới hạn:

- Cây xác suất

- Đơn hàng thứ nhất Giây phút

- Quá trình Phân cấp Hierarchy

- Mô hình tham số

- Giá trị tiền tệ dự kiến

- Ước tính phạm vi

Dưới đây, chúng tôi muốn thảo luận về các phương pháp xác suất phổ biến nhất đang được sử dụng bao gồm "ước tính phạm vi" và "giá trị kỳ vọng"; cả hai đều có thể sử dụng mô phỏng Monte Carlo hoặc các quy trình mô phỏng tương tự.

* Giá trị được kì vọng

Giá trị tiền tệ kỳ vọng là một kỹ thuật thống kê đã được sử dụng cho cả việc ra quyết định và quản lý rủi ro trong nhiều thập kỷ. Nó được sử dụng để định lượng tác động của từng rủi ro đáng kể đã xác định, từ đó hỗ trợ việc tính toán dự phòng rủi ro.

Giá trị kỳ vọng ở dạng cơ bản nhất của nó có thể được biểu thị như sau:

Giá trị mong đợi = Khả năng xảy ra rủi ro x Tác động nếu nó xảy ra

Việc sử dụng phương pháp Giá trị kỳ vọng bắt đầu với việc xác định các rủi ro. Sau khi các rủi ro được liệt kê, xác suất xuất hiện của từng rủi ro và tác động chi phí, nếu rủi ro xảy ra, được ước tính. Sau đó, Giá trị kỳ vọng của tất cả các rủi ro đã xác định được tính bằng cách nhân xác suất xảy ra của mỗi rủi ro với chi phí phát sinh nếu nó xảy ra và sau đó cộng các kết quả.

 Tuy nhiên, thay vì sử dụng một ước tính chi phí tác động đơn lẻ, một loạt các chi phí tác động có thể được đánh giá. Trong trường hợp này, các ước tính xác suất và chi phí được thay thế bằng các phân phối được nhóm chỉ định dựa trên sự hiểu biết của họ về các rủi ro. Ngoài ra, tại thời điểm đó, các mối tương quan đáng kể giữa rủi ro và chi phí được đưa vào phân tích. Sau đó, một chương trình mô phỏng Monte Carlo hoặc tương tự được chạy sử dụng các phân phối xác suất và chi phí này làm đầu vào của nó. Đầu ra của mô phỏng là tổng chi phí phân bổ cùng với các dữ liệu khác được thiết kế để hỗ trợ quá trình ra quyết định.

* Ước tính phạm vi

Trên phương pháp ước tính phạm vi, thay vì ước tính chi phí đơn lẻ, một loạt các kết quả chi phí có thể có được ước tính.

Ước tính điểm đơn lẻ so với ước tính phạm vi là gì?

Vâng, trong ước tính đơn điểm, người ước tính chỉ định một giá trị chi phí duy nhất cho từng yếu tố chi phí của ước tính. Tuy nhiên, một ước tính điểm duy nhất cho dự án giả định rằng dự án sẽ tốn kém đến mức này và rõ ràng là không tính đến các yếu tố không chắc chắn và rủi ro ảnh hưởng đến dự án. Điểm duy nhất có xu hướng là chi phí có khả năng xảy ra cao nhất theo quan điểm của người ước tính; xác suất đạt được chi phí này không được đánh giá đầy đủ.

Tuy nhiên, phương pháp ước tính phạm vi chỉ định một loạt các kết quả chi phí có thể có cho các yếu tố chi phí và đánh giá xác suất đạt được ước tính chi phí tổng thể.

Trong phương pháp ước tính phạm vi, điều quan trọng cần đề cập là bạn không cần phải đánh giá mọi yếu tố chi phí trong ước tính chi phí và chỉ định một phạm vi. Thay vào đó, bạn cần xác định các yếu tố chi phí có thể có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả của dự án và chỉ áp dụng phạm vi cho các hạng mục quan trọng đó.

Các phương pháp tiếp cận đơn giản có thể áp dụng phạm vi cho bản tóm tắt chi phí ước tính ở một số mức độ chi tiết, chẳng hạn như phân tích công việc của dự án hoặc cấu trúc tài khoản chi phí.

Mỗi yếu tố chi phí được xác định trong mô hình được đánh giá với một loạt các giá trị tối thiểu, tối đa và nhiều khả năng được nhóm chỉ định dựa trên sự hiểu biết của họ về các rủi ro.

Ngoài ra, các mối tương quan đáng kể giữa các yếu tố chi phí cũng được đưa vào phân tích. Sau đó, chương trình mô phỏng Monte Carlo hoặc tương tự được chạy cho phép chi phí thay đổi ngẫu nhiên giữa các giá trị tối đa và giá trị nhỏ nhất.