Dự phòng chung là gì? Đặc điểm và cách ghi lại các khoản dự phòng chung

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với hàng loạt những sự kiện bất lợi, đó là những nguy hiểm, bất trắc phát sinh từ trong tự nhiên cũng như trong mọi lĩnh vực đời sống, tinh thần, chính trị, xã hội, lao động và sản xuất kinh doanh,... Nó nằm ngoài sự mong đợi (như bão, lụt, lốc xoáy, động đất, bạo lực chính trị, đình công, khủng hoảng, lạm phát,…). Rủi ro là luôn tiềm ẩn trong doanh nghiệp, nó xuất hiện từ nhiều các nguyên nhân, cả chủ quan và khách quan. Bản chất của rủi ro được phản ánh qua những thuộc tính bên trong, nội hàm, ngoại diên, các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng xuất hiện, quan hệ nhân quả của rủi ro cho doanh nghiệp. Để dự trù cho những rủi ro đó, các doanh nghiệp thường có các khoán dự phòng.

1. Hiểu về dự phòng chung:

Một khoản dự phòng thường là một khoản tiền được trích lập từ lợi nhuận của công ty, thường để trang trải cho một khoản nợ phải trả dự kiến hoặc giảm giá trị của một tài sản, mặc dù có thể không xác định được số tiền cụ thể của khoản dự phòng đó. Một khoản dự phòng không nên được hiểu là một hình thức tiết kiệm, thay vào đó, nó là sự ghi nhận trước một khoản nợ phải trả sắp xảy ra.

Dự trữ, một thuật ngữ kế toán thông thường khác và các khoản dự phòng hoàn toàn không phải là các thuật ngữ có thể thay thế cho nhau. Trong khi một khoản dự phòng nhằm mục đích trang trải các khoản nợ sắp tới, thì khoản dự phòng là một phần lợi nhuận của doanh nghiệp, được trích lập để cải thiện tình hình tài chính của công ty thông qua tăng trưởng hoặc mở rộng.

Ý nghĩa dự phòng chung được đề cập trên Bảng cân đối kế toán là các khoản tiền được giữ lại cho các khoản lỗ có thể xảy ra trong tương lai. Về cơ bản, doanh nghiệp trích lập một khoản cụ thể như một khoản dự phòng chung có thể được sử dụng như một tài sản để bù đắp cho những tổn thất trong tương lai. Chúng thường được coi là các quỹ có rủi ro cao vì các khoản dự phòng chung có khả năng bị Vỡ nợ cao. Công ty phải trích lập các quỹ đủ để đáp ứng các khoản lỗ dự kiến trong tương lai .

Các ngân hàng, công đoàn tín dụng và những người cho vay tiền tư nhân khác phải tạo một tài khoản dự phòng chung để họ có thể bù đắp những tổn thất trong trường hợp người đi vay không trả được nợ. Điều này có nghĩa là nếu người đi vay không có khả năng thanh toán khoản vay và bị tuyên bố mất khả năng thanh toán thì các ngân hàng hoặc tổ chức cho vay tiền có thể sử dụng nguồn vốn từ tài khoản dự phòng chung để bù đắp tổn thất.

Tuy nhiên, không nhiều công ty hoặc cá nhân thích các dự phòng chung. Ngay cả các cơ quan quản lý cũng đã cấm tài khoản này vì thực tế là những kinh nghiệm trong quá khứ không liên quan gì đến các khoản lỗ trong tương lai. Rốt cuộc, các dự phòng chung dựa trên tổn thất ước tính (không phải tổn thất thực tế).

Hành động tạo các khoản dự phòng chung đã giảm dần kể từ khi được sửa đổi trong các Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS). Các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) 39 nghiêm cấm việc tạo ra các dự phòng chung dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ, do tính chủ quan liên quan đến việc tạo ra các ước tính. Đơn vị báo cáo được yêu cầu thực hiện việc xem xét tổn thất để xác định khả năng thu hồi của các khoản phải thu và bất kỳ khoản dự phòng nào liên quan.

Rủi ro là một phần của thế giới kinh doanh. Đôi khi, giá thị trường của tài sản hoặc giá trị bán lại của nó giảm mạnh. Có thể,  quyết định cho những người đi vay mượn tiền và cuối cùng họ sẽ vỡ nợ. Có thể có nhiều lý do khiến doanh nghiệp  bị thua lỗ trong tương lai. Nó có thể là do sản phẩm bị trục trặc. Để bù đắp cho những tổn thất, một tài khoản dự phòng chung được tạo ra. Doanh nghiệp không thể chỉ tạo tài khoản dự phòng chung bất cứ khi nào họ muốn.

2. Đặc điểm của dự phòng chung:

Tên tài khoản cho các khoản dự phòng chung có thể thay đổi theo loại tài khoản hoặc có thể được liệt kê dưới dạng số liệu tổng hợp trong ngoặc đơn bên cạnh các khoản phải thu (AR).

Một công ty ghi lại các giao dịch và làm việc với khách hàng thông qua AR có thể đưa ra một khoản dự phòng chung trên bảng cân đối kế toán cho các khoản nợ khó đòi hoặc cho các tài khoản khó đòi. Số tiền không chắc chắn, vì chưa xảy ra vỡ nợ, nhưng được ước tính với độ chính xác hợp lý dựa trên lịch sử công ty. Ví dụ, công ty có thể phân tích các khoản xóa sổ từ năm kế toán trước khi thiết lập các khoản dự phòng chung cho các tài khoản khó đòi trong năm hiện tại. Khi một khoản xóa sổ được sử dụng để xóa một tài khoản cụ thể, số tiền này sẽ được chuyển sang chi phí nợ khó đòi.

Do các tiêu chuẩn quốc tế, các ngân hàng và các tổ chức cho vay khác được yêu cầu phải mang đủ vốn để bù đắp rủi ro. Tiêu chuẩn này có thể được đáp ứng bằng cách chỉ ra trên bảng cân đối kế toán là một khoản dự phòng phải thu khó đòi hoặc một khoản dự phòng chung. Các quỹ dự phòng cung cấp vốn dự phòng cho các khoản vay rủi ro có thể vỡ nợ.

Một khoản dự phòng cụ thể được tạo ra cho các khoản phải thu đang gặp vấn đề tài chính nghiêm trọng hoặc tranh chấp thương mại với đơn vị. Các số dư có thể được ghi nhận bằng cách xem xét phân tích các khoản phải thu cũ chi tiết thời gian đã trôi qua kể từ khi tạo tài liệu. Các số dư dài hạn có thể được đưa vào dự phòng cụ thể cho các khoản nợ khó đòi. Tuy nhiên, một khoản dự phòng cụ thể có thể không được lập cho toàn bộ số tiền của khoản phải thu khó đòi. Ví dụ, nếu có 50% cơ hội thu hồi được một khoản nợ khó đòi đối với một khoản phải thu nhất định, thì có thể phải lập một khoản dự phòng cụ thể là 50%.

3. Cách ghi các khoản dự phòng chung:

Việc ghi nhận các khoản dự phòng xảy ra khi một công ty trình bày một khoản chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và do đó, ghi nhận một khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán. Thông thường, các khoản dự phòng được ghi nhận là nợ phải thu khó đòi, các khoản phụ cấp bán hàng hoặc hàng tồn kho lỗi thời. Chúng xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty trong phần nợ phải trả hiện tại của tài khoản nợ phải trả.

Doanh nghiệp không thể chỉ ghi lại một khoản dự phòng bất cứ khi nào họ thấy phù hợp. Các tiêu chí sau đây phải được đáp ứng để ghi nhận một điều khoản theo quan điểm của Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS):

- Một thực thể có nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ các sự kiện trong quá khứ;

- Có khả năng xảy ra tình trạng chảy tiền ra ngoài trong quá trình thanh toán nghĩa vụ;

- Một công ty có thể đưa ra một ước tính đáng tin cậy về số lượng nghĩa vụ; và

- Đơn vị sẽ chấp nhận một trách nhiệm cụ thể và các bên khác mong muốn đơn vị cam kết thực hiện các trách nhiệm của mình.

Các khoản dự phòng không được ghi nhận vào chi phí hoạt động, là những khoản chi phí mà một đơn vị cần phải chịu để hoạt động trong tương lai.

Về mặt kế toán, nguyên tắc phù hợp quy định rằng lý tưởng nhất là các khoản chi phí phải được báo cáo trong cùng năm tài chính với doanh thu tương ứng. Điều này là do chi phí của một năm nhất định có thể trở nên sai lệch nếu được hạch toán trong các năm tài chính trước đó hoặc trong tương lai.

Do đó, các khoản dự phòng điều chỉnh số dư năm hiện tại để chính xác hơn bằng cách đảm bảo rằng chi phí được ghi nhận trong cùng kỳ kế toán với các chi phí liên quan. Các khoản dự phòng được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán và cũng được ghi vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Loại dự phòng phổ biến nhất là dự phòng phải thu khó đòi. Dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự phòng đã được tính toán để bù đắp cho các khoản nợ phát sinh trong kỳ kế toán mà dự kiến ​​sẽ không trả được.

Khoản dự phòng này thường được bao gồm trong ngân sách do một công ty tạo ra và có thể được ước tính dựa trên kinh nghiệm trước đây về số nợ khó đòi cũng như mức trung bình của ngành. Một khoản dự phòng chung không được phép như một khoản khấu trừ thuế. Một khoản dự phòng cụ thể trong đó các khoản nợ cụ thể được xác định thường được phép khấu trừ thuế nếu có bằng chứng tài liệu cho thấy các khoản nợ này khó có khả năng thanh toán.

Có một số yếu tố khiến một công ty phải trích lập các khoản dự phòng. Có một số yêu cầu nhất định phải được hoàn thành trước khi một nghĩa vụ tài chính có thể được xem như một khoản dự phòng. Bao gồm các yếu tố như: Công ty phải thực hiện một số lượng đáng tin cậy của phép đo theo quy định về nghĩa vụ; phải có khả năng nghĩa vụ dẫn đến một lực cản tài chính đối với các nguồn lực kinh tế.