Dự báo bán hàng là gì? Công dụng và phương pháp dự báo?

Trong hoạt động kinh doanh sản xuất các tính toán, ước tính trước về khối lượng sản phẩm được sản xuất cũng như số lượng hàng hóa bán ra trong tương lai là rất cần thiết đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn với mức độ hàng hóa sản xuất và bán đi với khối lượng lớn trong một khoảng thời gian ngắn. Việc dự báo, ước tính trước doanh số hàng hóa bán ra sẽ giúp cho các doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình để chuẩn bị, xây dụng, lên kế hoạch cần thiết để thiết lập cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định, giúp hoạt động bán hàng đạt doanh thu cao, giảm thiếu những rủi ro có thể xảy ra như thiếu hàng, thừa hàng,…

1. Dự báo bán hàng là gì?

Dự báo bán hàng trong tiếng Anh là Sales Forecast một thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng phổ biến trong thế giới kinh doanh. Dự báo bán hàng là sự ước đoán về lượng bán của doanh nghiệp, (tính bằng tiền hoặc theo đơn vị sản phẩm) có thể bán được trong một thời kì nhất định dưới một kế hoạch marketing đã được thông qua và dưới một tổ hợp các điều kiện kinh tế được giả định. Khoảng thời gian dự báo có thể là hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm.

Nói chung, việc dự báo bán hàng là có đặc trưng và có mối liên quan mật thiết với hoạt động marketing cho nên việc dự báo bán hàng tại các doanh nghiệp thông thường do giám đốc marketing chịu trách nhiệm. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp lớn có cơ cấu và hoạt động mang tính chất phức tạp khiến việc dự báo bán hàng cũng phức tạp theo thì thông thường sẽ có một bộ phận chuyên môn với kiến thức và kỹ năng riêng trong nghiên cứu marketing đảm nhiệm.

Việc dự báo bán hàng trở nên ngày càng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong các hoạt động bán hàn. Dưới sự hỗ trợ của hệ thống máy tính, công nghệ thông tin các dữ liệu dự báo đang tồn tại nhiều ở dạng số tiện tử và sẽ được đưa hệ thống hỗ trợ hoạch định chiến lược marketing của các doanh nghiệp, công ty để những người quản lí bán hàng và các cán bộ quản lí, phòng ban khác sử dụng. Tuy nhiên, cần lưu ý là con số dự báo không bao giờ có thể thay thế cho việc phán đoán hàng ngày, hàng giờ trong kinh doanh.

2. Công dụng của dự báo bán hàng:

Sau khi đi tìm hiểu một số thồn tin liên quan đến việc dự báo bán hàng ít nhiều ta đã thấy được sự cần thiết của dự báo bán hàng trong hoạt động bán hàng và qua thấy những tác động tích mà dự báo bán hàng mang lại đối với các doanh nghiệp. Trong bối cảnh hiện nay dưới sự sức canh tranh đang ngày càng gay gắt giữa các doanh nghệp với nhau trên thị trường thì việc có một phương pháp mang tính chất an toàn và hiệu quả như dự báo bán hàng là rất cần thiết. Vậy cụ thể dự báo bán đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích gì ?

Thứ nhất, thông qua dự báo bán hàng giúp cách doanh nghiệp có thể xác định được khối lượng sản phẩm cần sản xuất hình thành trong tương lai dựa trên các nguyên liệu có sẵn. Chẳng hạn như các phương tiện, trang thiết bị, máy móc, nguồn vốn, nhân lực, không gian sản xuất, v.v…

Thứ hai, thông qua dự báo bán hàng giúp các doanh nghiệp ước tính, ước lượng được doanh thu mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong một khoảng thời gian nhất định từ hoạt động bán ra. Điều này trở thành một cam kết, một chỉ tiêu để thúc đẩy các bộ phận bán hàng phải chịu trách nhiệm đảm bảo đạt được trong khoảng thời gian đã được dự báo từ trước.

Thứ ba, Thông qua dự báo bán hàng các doanh nghiệp sẽ thấy được sản phẩm của doanh nghiệp mình hình thành trong tương lai và doanh thu mà doanh nghiệp mình sẽ nhận được để có những chiến lược phát triển mới, xây dựng, thay đổi cơ cấu và mở rộng cơ sở sản xuất, thúc đẩy quá trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu của việc bán ra sản phẩm hoặc chuyển nguồn lực của mình để sản xuất các sản phẩm khác.

Thứ tư, dự báo bán hàng còn giúp hoạch định các chiến lực cho các hoạt động quảng cáo, xúc tiến thương mại. khi đã dự đoán được trước tình trạng, sự vận động của của doanh nghiệp mình đối với hoạt động bán hàng; các doanh nghiệp sẽ có những hướng, phương pháp, biện pháp khác nhau nhằm truyền tải lôi kéo khách hàng tiếp cận hàng hóa của doanh nghiệp mình, giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Thứ năm, dự báo bán hàng sẽ giúp chuẩn bị lịch trình, lên kế hoạch sản xuất và mua bán tài nguyên, vật liệu, nguồn lực để sản xuất hàng hóa giúp cho việc sản xuất ổn định không bị thừa thiếu ở mức không cần thiết.

Thứ sáu, dự báo bán hàng chính xác là một trợ giúp rất tốt cho mục đích ra quyết định. Nó giúp hướng dẫn các hoạt động tiếp thị, sản xuất và kinh doanh khác để đạt được các mục tiêu này.

3. Phương pháp dự báo bán hàng:

Hiện nay, có rất nhiều các phương pháp mang tính dự báo bán hàng mỗi một phương pháp đều có những đặc trưng, ưu điểm và nhược điểm riêng. Việc áp dụng phương pháp dự báo nào còn phụ thuộc vào điều kiện, đặc tính riêng của từng loại doanh nghiệp và của từng hoạt động kinh doanh. Nhìn chung lại ta có thể rút gọn bằng một số phương pháp dự báo phổ biến sau:

Thứ nhất, Phương pháp lấy ý kiến của ban điều hành: Đây là phương pháp lấy trung lập và lấy quân bình những ý kiến kết hợp của cấp quản lý điều hành cao nhất đại diện cho marketing, sản xuất, tài chính, bán hàng và hành chính.

Thứ hai, Phương pháp tổng hợp từ lực lượng bán: Phương pháp này tương tự với phương pháp thứ nhất, trong đó nó bao gồm tổng hợp các ý kiến của lực lượng bán hàng về việc bán trong tương lai. Không giống như các chủ thể khác khi đưa ra kết quả dự đoán dựa trên các thông số hay nhận định, lực lượng bán hàng là những người trực tiếp, tiếp cận với hoạt động bán sản phẩm cho khách hàng. Vì vậy họ có thể dễ dàng nhận thấy được những thuận lợi cũng như khó khăn, khuyết điểm cần khắc phục và cải thiện để nâng cao hoạt động bán hàng nhằm đem lại doanh thu cao nhất.

Trong một số doanh nghiệp, toàn bộ những người bán hàng, hay giám sát bán hàng cấp khu vực sẽ đệ trình những dự đoán về lượng bán trong tương lai của lãnh thổ, phạm vi hoạt động của họ cho cấp trên. Như vậy những ý kiến của lực lượng bán hàng có giá trị rất lớn đối với hoạt động động dự báo bán hàng.

Thứ ba, Phương pháp dựa vào kỳ vọng của khách hàng: Hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ diễn ra giữa hai chủ thể chính là bên mua và bên bán. Mục tiêu mà bên bán đặt ra là bán được thật nhiều hàng hóa và thu lại lợi nhuận còn của bên mua là lựa chọn những hàng hóa tốt nhất đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng, mong muốn của họ. Doanh nghiệp chiếm được thật nhiều thiện cảm và thỏa mãn những nhu cầu của khách hàng thì sẽ thu hút được nhiều khách hàng mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình. Do đó, ghi nhận ý kiến, phản hồi của khách hàng giữ một vai trò thiết yếu để có những chiến lực phát triển cho hoạt động trong tương lai. Một trong các cách tốt nhất hiện nay để dự báo cho hoạt động bán hàng là tiến hành khảo sát hỏi khách hàng đến mua sản phẩm hoặc người sử dụng sản phẩm về khối lượng hàng họ dự định sẽ mua trong tương lai và mong muốn của họ đối với chất lượng của sản phẩm để có những kế hoạch sản xuất và bán hàng hiệu quả trong thời gian tiếp theo.

Thứ tư, Những phân tích theo chuỗi thời gian: Đây là phương pháp dự báo bán hàng có liên quan đến hoạt động phân tích số liệu bán hàng trong quá khứ và sự ảnh hưởng của các nhân tố, tác động đến hoạt động bán hàng. Chẳng hạn như những thay đổi theo mua, mức độ tăng giảm có tính chất chu kỳ hay các khuynh hướng tăng trưởng dài hạn. Ví dụ như đối với mặt hàng bán ra là áo thu đồng nhưng thời điểm dự báo đã là tháng 2 khi mà không khí lạnh đã gần đến chu kỳ cuối thì việc tiếp tục sản xuất, chuẩn bị mặt hàng này để bán cho khách hàng trong thời gian tới chắc chắn sẽ  không đạt được doanh thu cao mà còn rơi vào tình trạng tồn hàng. Chính vì vậy cần có những dự báo chính xác dựa trên cơ sở chuỗi thời gian  để không xảy ra những tình trạng mà các doanh nghiệp, công ty không mong muốn.

Thứ năm, Phân tích tương quan: Phương pháp này liên quan đến hoạt động đo lường quan hệ giữa biến số phụ thuộc là lượng bán với một hoặc nhiều biến số độc lập mà có thể giải thích được trong khối lượng bán sản phẩm là tăng hay giảm.

Thứ sáu, Những kỹ thuật định lượng khác: Trong cách tạo ra dự báo bán hàng, nghĩa là có thể ước tính được hoạt động bán hàng trong tương lai. Một số doanh nghiệp, công ty còn sử dụng rất nhiều kĩ thuật thống kê và toán học có thể dự đoán hoặc ước lượng sản phẩm và khách hàng trong tương lai.

Trên đây là những thông tin cơ bản của dự báo bán hàng cũng như là một số phương pháp dự báo bán hàng phổ biến đang được sử dụng hiện nay; Tuy nhiên mỗi một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đặc trưng riêng mà có cách thức lựa chọn phương pháp khác nhau. Nhưng các doanh nghiệp công ty có thể tham khảo và thử nghiệm từng phương pháp một để lựa chọn phương pháp thích hợp nhất giúp doanh nghiệp, công ty của mình đạt được nhiều doanh thu, khách hàng tiềm năng trong hoạt động bán hàng; đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ lẻ, khi nguồn lực kinh tế còn yếu thì chắc chắn việc tạo ra dự báo bán hàng sẽ hỗ trợ cho các chủ doanh nghiệp, những nhà quản lý kinh doanh dễ dàng hơn trong quá trình đưa ra các quyết định sáng suốt, giúp công tác kinh doanh được tối ưu, hiệu quả nhất.