Công văn số 380/BHXH-BH ngày 19/02/2004 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn cấp sổ BHXH đối với lao động nghỉ chờ việc trước 01/01/1995

Kính gửi: Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 09 tháng 12 năm 2003 Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã ban hành Thông tư số 26/2003/TT-BLĐTBXH hướng dẫn về cấp sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ chờ việc trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 theo quy định tại Nghị định số 01/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2003 của Chính phủ; nay Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố tổ chức thực hiện như sau:

I. TIẾP NHẬN HỒ SƠ CẤP SỔ BHXH:

BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; Phòng thu BHXH (hoặc Phòng quản lý sổ, thẻ BHXH) BHXH tỉnh có trách nhiệm tiếp nhập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH của các đơn vị quản lý lao động trên địa bàn được phân cấp. Khi tiếp nhận phải tiến hành kiểm tra nội dung và tính pháp lý của hồ sơ, bao gồm:

+ Danh sách lao động thuộc diện cấp sổ BHXH (mẫu số 01/S95 kèm theo) và công văn của đơn vị quản lý lao động (lưu ý việc kiểm tra đối với các vị chia tách, hợp nhất, giải thể, bán, cho thuê…).

+ Kiểm tra số lượng, nội dung hồ sơ cấp sổ BHXH của từng người lao động theo quy định tại Điểm 3, phần III Thông tư số 26/2003/BLĐTBXH

+ Sau khi kiểm tra hồ sơ nếu đảm bảo đủ nội dung và tính pháp lý thì lập biên bản tiếp nhận hồ sơ của đơn vị quản lý lao động, ghi đầy đủ các giấy tờ tiếp nhận, lập thành 02 bản, 01 bản giao cho đơn vị quản lý lao động. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì yêu cầu đơn vị quản lý lao động bổ sung những nội dung còn thiếu.

Trong thời gian 10 ngày kể từ khi nhận hồ sơ phải được chuyển đến Phòng chế độ, chính sách thuộc BHXH tỉnh, thành phố để tiến hành thẩm định.

II. THẨM ĐỊNH HỒ SƠ CẤP SỔ BHXH

1. Phòng chế độ chính sách có trách nhiệm thẩm định như sau:

1.1. Thẩm định về tính hợp pháp, hợp lệ của các loại hồ sơ, giấy tờ.

1.2. Thẩm định, đối chiếu giữa tờ khai cấp sổ BHXH với hồ sơ của người lao động. Hồ sơ của người lao động bao gồm:

– Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung của người lao động (nếu không có lý lịch gốc thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị sử dụng lao động từng thời kỳ làm việc).

– Các giấy tờ liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định Điều động hoặc thuyên chuyển công tác, giấy thôi trả lương…

– Có quyết định nghỉ chờ việc. Trường hợp không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có xác nhận của thủ trưởng đơn vị tại thời Điểm lập hồ sơ về việc khi chờ việc chưa nhận trợ cấp một lần.

– Đối với người lao động có thời gian ở lực lượng vũ trang phải có quyết định phục viên xuất ngũ, chuyển ngành (trước thời Điểm Quyết định số 595/QĐ-TTg ngày 15 tháng 12 năm 1993 của Thủ tướng Chính phủ có hiệu lực).

– Đối với người lao động có thời gian lao động hợp tác ở nước ngoài:

* Đi hợp tác lao động theo hiệp định giữa 2 Chính phủ (4 nước Đông Âu cũ) hồ sơ gồm:

+ Hồ sơ, lý lịch và các giấy tờ liên quan trước khi đi hợp tác lao động.

+ Giấy chứng nhận của Ban quản lý lao động của nước hợp tác lao động.

+ Bản chính Thông báo chuyển trả và quyết định tiếp nhận trở lại đơn vị tại thời Điểm hết hạn về nước.

+ Giấy xác nhận chưa nhận trợ cấp một lần của đơn vị quản lý.

* Đi hợp tác lao động theo Bộ, ngành, địa phương (Libi, Irắc….) bao gồm:

+ Hồ sơ, lý lịch và các giấy tờ liên quan trước khi đi hợp tác lao động

+ quyết định chuyển trả và quyết định tiếp nhận trở lại đơn vị cũ tại thời Điểm hết hạn về nước.

+ Giấy xác nhận tham gia đóng góp đủ vào Ngân sách Nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính.

+ Giấy xác nhận chưa nhận trợ cấp một lần của đơn vị quản lý.

* Trường hợp người đi lao động nếu tự nguyện xin ở lại hoặc tự ý không về nước đúng hạn, về chậm quá thời gian quy định theo Quyết định số 95/1997/TTg ngày 11/11/1997 thì không cấp sổ BHXH

2. Phòng chế độ chính sách của BHXH tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm chính về nội dung thẩm định, lập biên bản đối với từng đơn vị quản lý lao động được xét duyệt. Trường hợp khi thẩm định nhưng hồ sơ chưa đúng, đủ thì phải thông báo bằng văn bản cho đơn vị quản lý đối tượng để đơn vị tiếp tục hoàn thiện.

3- Sau khi thẩm định hồ sơ, đối chiếu phần kê khai trong tờ khai nếu đúng, ghi đầy đủ các nội dung trên tờ khai, Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố ký xác nhận trên tờ khai theo quy định. Trong thời gian 10 ngày Phòng chế độ chính sách phải thẩm định xong các hồ sơ có đủ các Điều kiện nêu trên và chuyển Phòng thu BHXH hoặc Phòng cấp sổ, thẻ BHXH, toàn bộ hồ sơ và tờ khai được thẩm định.

III. CẤP SỔ BHXH:

1- Phòng thu BHXH hoặc Phòng cấp sổ thẻ BHXH thuộc BHXH tỉnh, thành phố sau khi tiếp nhận lại hồ sơ và tờ khai cấp sổ BHXH đã được thẩm định từ phòng chế độ chính sách thì kiểm tra đối chiếu với danh sách đề nghị cấp sổ BHXH của đơn vị. Nếu đúng thì tiến hành ghi số trên tờ khai, số BHXH và trên danh sách, sau đó trả lại đơn vị sử dụng lao động để đơn vị về ghi và xác nhận.

2- Trình tự thủ tục kiểm tra, xét duyệt tờ khai, cấp sổ thực hiện theo quy định tại Quyết định số 2352/1999/QĐ-BHXH ngày 28/09/1999 ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH; Công văn số 2165/BHXH-QLT ngày 26/11/1999 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3- Sổ BHXH cấp cho người lao động có thời gian nghỉ việc trước ngày 01/01/1995 được đóng dấu co dòng số: “01195” với khung kích thước 01cm x 03cm phía trên dòng số sổ BHXH. Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm xác nhận, chốt thời gian làm việc được tính là thời gian tham gia BHXH của người lao động trước ngày 01/01/1995 trên sổ Bảo hiểm xã hội theo quy định.

4. Chậm nhất sau 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận lại sổ BHXH đã được đơn vị quản lý lao động ghi, xác nhận ký đóng dấu hoàn chỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố thực hiện xong việc cấp sổ BHXH theo quy định và giao BHXH quận, huyện hoặc đơn vị quản lý lao động. Việc tiếp nhận, giải quyết cấp sổ BHXH cho người lao động được làm dứt Điểm cho từng đơn vị sử dụng lao động, phấn đấu thực hiện xong trước ngày 31/12/2005.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc và tổ chức thực hiện việc cấp sổ BHXH đối với người lao động nghỉ chờ việc trước ngày 01/01/1995.

Định kỳ 6 tháng, BHXH tỉnh, thành phố tổng hợp, lập báo cáo kết quả thực hiện cấp sổ BHXH đối với người lao động nghỉ chờ việc trước ngày 01/01/1995 (mẫu số 02/S95 kèm theo) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 15/7 của năm thực hiện và 20/01 của năm sau.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, BHXH các tỉnh, thành phố kịp thời phản ánh về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để giải quyết.

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM           CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Bảo hiểm xã hội :…………………..                               Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:…………………………/ BHXH

Mẫu số 02/S95

BÁO CÁO TỔNG HỢP

Tình hình thực hiện bảo hiểm xã hội đối với người lao động
nghỉ chờ việc trước ngày 01/01/1995

……….., ngày………. tháng………… năm 200…….

Mẫu số 01/S95

TÊN DOANH NGHIỆP :                          CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CƠ QUAN, TỔ CHỨC:                                            Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……………ngày………..tháng………. năm……..

DANH SÁCH

Người lao động nghỉ chờ việc trước ngày 01/01/1995 có tên trong danh sách của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng thực hiện cấp sổ Bảo hiểm xã hội theo quy định tại Thông tư số 26/2003/TT-BLĐTBXH ngày 09 tháng 12 năm 2003 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Ghi chú:  – Danh sách 1: Người lao động đủ hồ sơ, lý lịch gốc

– Danh sách 2: Người lao động không đủ hồ sơ, lý lịch gốc