Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là gì? Ưu nhược điểm và ví dụ?

1. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là gì?

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm trong tiếng Anh được gọi với tên gọi đó chính là Product Organizational Structure.

Cơ cấu tổ chức sản phẩm là một khuôn khổ trong đó doanh nghiệp được tổ chức thành các bộ phận riêng biệt, mỗi bộ phận tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau và hoạt động như một đơn vị riêng lẻ trong công ty.

Mô hình tổ chức phổ biến là cơ cấu chức năng, trong đó các nhân viên được nhóm lại theo các nhiệm vụ chính mà họ chịu trách nhiệm. Ví dụ, tất cả các nhân viên kinh doanh đều thuộc phòng kinh doanh, do trưởng phòng kinh doanh và giám đốc bán hàng đứng đầu. Chúng được nhóm lại vì chúng có cùng vai trò chức năng là bán hàng hóa cho khách hàng của công ty. Tương tự như vậy, nhân viên tiếp thị ở bộ phận tiếp thị, và nhân viên sản xuất ở bộ phận sản xuất.

Tổ chức sản phẩm sử dụng cách tiếp cận chức năng nhưng tạo ra các đơn vị kinh doanh lớn trong công ty cho mỗi sản phẩm chính mà công ty cung cấp. Như vậy, mỗi đơn vị phân chia sản phẩm đó bao gồm các bộ phận chức năng cần thiết để hỗ trợ sản phẩm đó. Ví dụ, nếu một công ty có bộ phận làm bánh và bộ phận quần áo, thì mỗi bộ phận dựa trên sản phẩm đó sẽ có bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị, bộ phận sản xuất và các nhóm chức năng khác. Cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm là tốt nhất cho các doanh nghiệp có các nhóm sản phẩm riêng biệt đòi hỏi các nhóm chức năng chuyên biệt để hỗ trợ từng sản phẩm.

Trong cơ cấu dựa trên sản phẩm (còn được gọi là cơ cấu bộ phận), bạn phân công nhân viên vào các bộ phận khép kín theo:

- Dòng sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà họ sản xuất

- Những khách hàng mà họ giao dịch

- Khu vực địa lý mà họ phục vụ

Cơ cấu có thể có nhiều lớp người quản lý và nhân viên. Mỗi lớp (tức là bộ phận) có thể có nhóm tiếp thị riêng, nhóm bán hàng riêng, v.v. Người quản lý thường báo cáo với người đứng đầu công ty theo loại sản phẩm, ví dụ như đồ thể thao, đồ gia dụng và hàng hóa nói chung. Một số chức năng chính nhất định (ví dụ: tài chính hoặc nguồn nhân lực) có thể được cung cấp tập trung.

2. Ưu điểm về cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

Tổ chức sản phẩm có thể không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng có khả năng cung cấp những lợi thế khác biệt cho những doanh nghiệp:

-Có các dòng sản phẩm cụ thể khác biệt đáng kể

- Yêu cầu chuyên môn chuyên môn để sản xuất hoặc phân phối

- Nhắm mục tiêu đến một số khách hàng lớn tạo nên

- Phần lớn hoạt động kinh doanh của bạn

Có một số lợi ích, cho cả nhân viên và doanh nghiệp, khi sử dụng cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm.

Từ quan điểm kinh doanh, một trong những lợi thế chính là với một mô hình sản phẩm, thất bại ở một bộ phận không nhất thiết ảnh hưởng đến các bộ phận khác của công ty. Nếu bộ phận bánh mì của công ty đang giảm doanh thu, bộ phận quần áo vẫn có thể thành công và có các nguồn lực cần thiết để phát triển. Điều này có thể giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro tổng thể cho công ty.

Mô hình tổ chức dựa trên sản phẩm cũng cho phép các doanh nghiệp hoạt động linh hoạt hơn, vì mỗi bộ phận kinh doanh có thể tuân theo các quy trình duy nhất mà họ cần cho từng sản phẩm mà không cần phải cung cấp các quy trình cho các bộ phận khác.

Điều này có thể cho phép công ty rút ngắn chu kỳ phát triển và sản xuất của họ và đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn để đánh bại các đối thủ cạnh tranh.

Từ góc độ nhân viên, cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm cho phép nhân viên chuyên môn hóa chức năng của họ cho một ngành cụ thể. Điều này cho phép nhân viên học hỏi các kỹ năng mới và có được kiến ​​thức chuyên môn trong các lĩnh vực thích hợp, điều này có thể giúp họ tiếp tục đạt được các mục tiêu nghề nghiệp trong công ty để họ có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo. Trải nghiệm độc đáo cũng có thể cung cấp cho nhân viên những cơ hội mới trong ngành sản phẩm của họ.

3. Nhược điểm về cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

Cơ cấu tổ chức sản phẩm có những nhược điểm nhất định, bao gồm khó mở rộng quy mô và có khả năng:

- Sao chép các chức năng và tài nguyên, ví dụ: một nhóm bán hàng khác nhau cho mỗi bộ phận

- Phân tán chuyên môn kỹ thuật cho các đơn vị nhỏ hơn

- Nuôi dưỡng sự cạnh tranh tiêu cực giữa các bộ phận

- Quá nhấn mạnh các bộ phận, thay vì các mục tiêu của tổ chức

- Mất quyền kiểm soát trung tâm đối với từng bộ phận riêng biệt

Cơ cấu sản phẩm hoặc bộ phận chủ yếu phù hợp với các công ty lớn hơn với hai hoặc nhiều dòng sản phẩm chủ lực, khách hàng chiến lược hoặc thị trường. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên các thị trường khác nhau hoặc yêu cầu các đơn vị riêng biệt, hãy xem thêm cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý và cơ cấu tổ chức phi tập trung.

Giống như bất kỳ cơ cấu tổ chức nào, có những nhược điểm cần xem xét. Cấu trúc đặc biệt này chỉ hữu ích cho các doanh nghiệp lớn hơn với các dòng sản phẩm đa dạng. Nếu không, mô hình tổ chức này có thể gây ra vấn đề.

Một trong những nhược điểm chính cần tránh là hoạt động kém hiệu quả. Bởi vì mỗi bộ phận hoạt động độc lập, có thể có một số nhân viên hoặc toàn bộ bộ phận thực hiện các chức năng trùng lặp, gây mất lợi nhuận và năng suất.

Kết quả của cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm, có thể không có bất kỳ đường dây liên lạc hiệu quả nào giữa các bộ phận. Điều này khiến nhân viên khó chia sẻ thông tin về những bài học quan trọng cần ghi nhớ hoặc tài liệu đào tạo và học tập cụ thể. Khi một bộ phận tiếp thị học được điều gì đó quan trọng, họ có thể không có quy trình sẵn sàng để chia sẻ nó với bộ phận tiếp thị khác.

Có thể khó để một cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm có thể mở rộng quy mô mà không làm tăng tình trạng dư thừa trong tổ chức. Nếu mỗi bộ phận sản phẩm yêu cầu một bộ phận chức năng về tiếp thị, bán hàng, sản xuất và kế toán, thì công ty cần phải tìm ra hiệu quả để không bị mất lợi nhuận.

4. Ví dụ về cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

Ví dụ, một doanh nghiệp phần mềm máy tính có thể phân chia cấu trúc của mình theo hai nhóm khách hàng riêng biệt - người dùng gia đình và người dùng doanh nghiệp. Theo cách sắp xếp như vậy, tất cả nhân viên làm việc về phát triển, bán hoặc quảng bá phần mềm kinh doanh sẽ ở một bộ phận, trong khi tất cả mọi người làm việc trên phần mềm cho người dùng gia đình sẽ ở bộ phận khác.

Các công ty có dòng sản phẩm đa dạng thường cấu trúc dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ. GE, chẳng hạn, đã cấu trúc sáu bộ phận sản phẩm cụ thể được hỗ trợ bởi sáu bộ phận dịch vụ tập trung. (1) Năng lượng, (2) Vốn (3) Giải pháp Gia đình & Kinh doanh, (4) Chăm sóc sức khỏe, (5) Hàng không, và (6) Giao thông vận tải. Bộ phận sản phẩm hoạt động tốt khi các sản phẩm có tính kỹ thuật cao hơn và đòi hỏi kiến ​​thức chuyên môn cao hơn. Các bộ phận sản phẩm này được hỗ trợ bởi các dịch vụ tập trung, bao gồm: quan hệ công chúng, phát triển kinh doanh, pháp lý, nghiên cứu toàn cầu, nguồn nhân lực và tài chính. Loại cấu trúc này lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm và có thể giúp rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm. Một bất lợi là có thể khó mở rộng quy mô. Một bất lợi khác là tổ chức có thể bị trùng lặp các nguồn lực khi các bộ phận khác nhau cố gắng giành quyền tự chủ.