Chuyên viên nhân sự là gì? Mô tả công việc và kỹ năng yêu cầu?

Chuyên viên nhân sự thực hiện các chức năng cơ bản của phòng nhân sự, xử lý các lĩnh vực như quản lý nhân sự, phúc lợi xã hội và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Chuyên viên nhân sự là thành viên chủ chốt của phòng nhân sự, thường đóng vai trò quan trọng trong nhiều chức năng nhân sự, hoặc lãnh đạo một nhóm nhân viên nhân sự cho các dự án khác nhau.

1. Chuyên viên nhân sự là gì?

- Chuyên viên nhân sự thường sẽ chuyên môn hóa, với một giám đốc tập trung vào sức khỏe và an toàn trong khi một giám đốc khác tập trung vào tuyển dụng. Nhưng ở các công ty nhỏ hơn, trách nhiệm của giám đốc nhân sự có thể thuộc về một người. Biết những gì một giám đốc nhân sự làm sẽ giúp bạn thuê đúng người cho doanh nghiệp của mình cũng như hiểu đầy đủ và đánh giá cao chức năng của họ trong doanh nghiệp của bạn. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ cảm thấy không cần nhân sự, đặc biệt là nếu họ đang cố gắng giữ ngân sách eo hẹp, nhưng nhân sự là vô giá đối với doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng đối với sức khỏe của công ty.

- Với tính chất công việc của mình, một chuyên viên nhân sự cần có kỹ năng đàm phán, giao tiếp và giải quyết xung đột tốt, vì (các) anh ta thường phải giao tiếp và giải thích các chính sách của tổ chức với các nhân viên khác. (S) anh ta cũng nên biết các hướng dẫn việc làm cơ bản của địa phương, đặc biệt là những hướng dẫn liên quan đến các vấn đề an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc. Ngoài ra, (các) anh ta thường phải đại diện cho tổ chức trong các cuộc đàm phán với các cơ quan bên ngoài.

- Mặc dù không có mô tả công việc cụ thể, được tiêu chuẩn hóa, nhưng trách nhiệm công việc của giám đốc điều hành nhân sự có thể toàn diện như sau (trong mô tả công việc điều hành nhân sự thực tế được sửa đổi và mở rộng này).

- Chuyên viên nhân sự tên tiếng Anh là: " HR Executive"

2. Mô tả công việc và kỹ năng yêu cầu với một Chuyên viên nhân sự:

* Mô tả công việc:

-  Xem xét sơ yếu lý lịch và đơn đăng ký

-  Thực hiện phỏng vấn tuyển dụng và cung cấp các thông tin đầu vào cần thiết trong quá trình tuyển dụng

- Làm việc với các đơn vị tuyển dụng để tìm nguồn ứng viên cho các vị trí công việc cụ thể

- Lưu giữ hồ sơ nhân sự, chẳng hạn như hồ sơ liên quan đến bồi thường, sức khỏe và bảo hiểm y tế

- Xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm

-  Quản lý các vấn đề an toàn tại nơi làm việc

-  Đào tạo nhân viên mới hoặc nhân viên hiện tại

- Sa thải nhân viên

- Truyền đạt và giải thích các chính sách nhân sự của tổ chức cho nhân viên

- Theo dõi hồ sơ xác nhận các nghĩa vụ theo luật định - PF, ESIC, thuế, tiền thưởng, LTA, tiền thưởng, v.v.

- Chuẩn bị báo cáo lương

-  Xử lý quyết toán đầy đủ và dứt điểm của người lao động

-  Quản lý tất cả lao động hợp đồng

- Thực hiện các hoạt động phúc lợi khác nhau

- Các chương trình sáng kiến ​​cộng đồng - tổ chức và tham gia

-  Cập nhật thường xuyên các kênh truyền thông

-  Chuẩn bị và nộp tất cả các thư / tài liệu / chứng chỉ nhân sự liên quan theo quy định yêu cầu của nhân viên khi tham khảo ý kiến ​​của ban quản lý

-  Đảm bảo tuân thủ luật định đối với việc thu hồi PF, lợi nhuận hàng năm, giấy phép nhà máy, cửa hàng và giấy phép thành lập, luật lao động và ghi lại thông tin kịp thời

- Liên hệ với tất cả các cơ quan chính phủ để đảm bảo tuân thủ

- Chuẩn bị và xử lý kịp thời việc phân phối tiền lương, tiền thưởng, phiếu tăng lương, phiếu nghỉ việc và quyết toán đầy đủ, cuối kỳ

-  Ghi chép, duy trì và giám sát việc đi làm đúng giờ của nhân viên

- Thực hiện định hướng nhân viên và tạo điều kiện cho nhân viên mới gia nhập thủ tục

-  Duy trì và cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu tổng thể ( hồ sơ cá nhân, cơ sở dữ liệu cá nhân, v.v.) của từng nhân viên

-  Giải quyết các khiếu nại hoặc thắc mắc mà bất kỳ nhân viên nào cũng có

- Chuyển đến cấp độ phù hợp tùy thuộc vào bản chất của khiếu nại hoặc vấn đề

-  Kiểm tra chi phí đi lại, du lịch và hóa đơn nhà thầu và ghi lại trong phần mềm liên quan để ghi có kịp thời số tiền vào tài khoản của nhân viên

- Chuẩn bị các thư như đề nghị và xác nhận

- Thực hiện và quản lý các quy trình quản lý hiệu suất theo chính sách và thời gian của PMS

-  Thực hiện phỏng vấn xuất cảnh cho nhân viên và ghi lại chúng cho phù hợp

-  Xem xét mô tả công việc cho tất cả các vị trí định kỳ và cập nhật chúng với sự tham khảo ý kiến ​​của các quản lý tương ứng

- Tương tác với nhân viên một cách thường xuyên để hiểu mức độ động lực của mọi người trong tổ chức

-  Lưu giữ hồ sơ bảo hiểm nhân viên và đảm bảo đổi mới kịp thời

-  Phối hợp với chuyên viên tư vấn và sắp xếp lịch hẹn ứng viên với đội ngũ quản lý tìm nguồn cung ứng

* Kỹ năng yêu cầu:

- Chuyên viên nhân sự nên có ít nhất bằng cử nhân. Nói chung, các chương trình cấp bằng phổ biến hơn giữa các nhà quản trị nhân sự là khoa học xã hội, quản trị kinh doanh, nguồn nhân lực, truyền thông và quản lý. Hơn nữa, các tổ chức có xu hướng ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc liên quan đến nhân sự và các kỹ năng máy tính cơ bản để họ đã quen với các chức năng công việc cơ bản khi bắt đầu làm việc.

- Trách nhiệm đầu tiên thuộc về HR là tuyển dụng. Nhiệm vụ của nhà điều hành nhân sự là phải hiểu công ty và nhu cầu của công ty đủ để đưa ra tài liệu tuyển dụng, mở cửa thị trường trong các kênh phù hợp và theo dõi quá trình tuyển dụng. Đây là một quá trình liên quan đòi hỏi mức độ kỹ năng và sự tập trung vì giám đốc điều hành nhân sự phải hiểu các sắc thái của vị trí cũng như phần còn lại của thị trường việc làm đang cạnh tranh cho cùng một tuyển dụng. Kiến thức này sẽ cần được sử dụng cùng với các quyết định của các bên liên quan và các yêu cầu về ngân sách.

- Trong quá trình tuyển dụng, HR cũng phải xử lý tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan. Điều này sẽ liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân và ứng dụng nhưng cũng sẽ bao gồm tất cả các thủ tục giấy tờ giới thiệu cần được xử lý cho một người mới thuê. Hợp đồng cần được soạn thảo và đồng ý. Các chính sách và quy trình của công ty cần được chia sẻ và hiểu rõ. Dữ liệu cá nhân cần được thu thập để trả lương và phúc lợi. Tất cả những điều này sẽ thuộc về HR.

- Mặc dù nó có vẻ là một công việc thích hợp hơn cho kế toán, nhưng việc trả lương lại thuộc về bộ phận Nhân sự. Nhiệm vụ của giám đốc nhân sự là tính toán hoặc xác minh số giờ trên bảng chấm công và đảm bảo rằng tất cả nhân viên được trả đúng số tiền vào đúng thời điểm. Cùng với tiền lương và tiền công, bộ phận nhân sự cũng tính ra các khoản thuế, lương hưu và các khoản phúc lợi khác cần được tính vào bảng lương. Họ cũng xử lý các chi phí, tăng lương và tiền thưởng.

- Việc xử lý kỷ luật cũng không hẳn là tiêu cực. Giám đốc điều hành nhân sự đảm nhận vai trò điều tra gốc rễ của hành động đòi hỏi kỷ luật và cũng có thể đưa ra cho nhân viên những cách thay thế để xử lý vấn đề. Trị liệu, điều kiện làm việc linh hoạt, nghỉ phép nhân ái và các khóa học tự lực chỉ là một số cách mà giám đốc nhân sự có thể giúp đỡ nhân viên.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc nhân viên tiếp tục làm việc tại một công ty là không thích hợp và giám đốc nhân sự có trách nhiệm xử lý đúng quy trình sa thải. Giám đốc nhân sự cần có mối quan hệ đủ mạnh với công ty, bao gồm cả quản lý và nhân viên, để biết điều gì là tốt nhất cho mọi người và khi nào một nhân viên rời bỏ nhóm.

Chỉ riêng khía cạnh này của nhân sự đã khiến giám đốc điều hành nhân sự trở nên quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Các kỹ năng cần thiết để xử lý các hành động kỷ luật là duy nhất và cần được coi trọng trong cấu trúc công ty.

- Tất cả các doanh nghiệp đều có chính sách toàn diện về hầu hết các thủ tục. Nếu không có các chính sách và hướng dẫn, thường có sự nhầm lẫn và các doanh nghiệp có nguy cơ mất thời gian và tiền bạc. Thông tin sai lệch cũng có thể gây căng thẳng tại nơi làm việc hoặc khiến doanh nghiệp mất khách hàng. Mặc dù rất nhiều chính sách sẽ được các bộ phận khác soạn thảo khi cần thiết, nhưng giám đốc nhân sự thường phải hiểu, giải thích và duy trì các chính sách.

- Có rất nhiều luật được đưa ra để bảo vệ người lao động. Các mức này bao gồm từ mức lương tối thiểu đến số giờ làm việc tối đa. Một giám đốc nhân sự cần biết về các luật này cũng như bất kỳ sự phát triển hoặc thay đổi mới nào đối với chúng.

- Quyền của người lao động là một phần quan trọng của vai trò nhân sự vì nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hành động pháp lý. Một giám đốc nhân sự giỏi sẽ thường xuyên tham dự các khóa học hoặc cuộc họp để giữ cho bản thân được cập nhật thông tin và sẽ đọc về những phát triển mới trong lĩnh vực luật kinh doanh thường xuyên nhất có thể.

- Ở các công ty lớn hơn, phần công việc này sẽ được giao cho một nhóm pháp lý hoặc nhà tư vấn. Chỉ điều này thôi cũng đã cho thấy phần quan trọng của vai trò nhân sự này như thế nào.

- Hồ sơ nhân sự thích hợp đảm bảo doanh nghiệp tuân theo luật về nhân khẩu học và ngăn ngừa phân biệt đối xử. Chúng cũng chứa các chi tiết quan trọng như liên hệ khẩn cấp cần được cập nhật để đảm bảo an toàn cho nhân viên.

- Việc lưu giữ hồ sơ chính xác cũng sẽ giúp doanh nghiệp xác định những lỗ hổng trong kỹ năng hoặc kinh nghiệm, điều này sẽ giúp ích cho các chương trình phát triển kỹ năng và quy trình tuyển dụng. Biết chính xác cấu tạo của đội ngũ nhân viên giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về cách họ có thể củng cố đội ngũ của mình. Nó cũng sẽ cho thấy bất kỳ thành kiến ​​nào trong quá trình tuyển dụng có thể cần được sửa chữa.

- Phân tích sự cạnh tranh không phải là nhiệm vụ chỉ dành riêng cho nhóm tiếp thị. Các giám đốc nhân sự cũng được yêu cầu hoàn thành phân tích về sự cạnh tranh, nhưng trong một lĩnh vực khác. Nhân sự sẽ xem xét cách các công ty tương tự khác đang thực hiện các chiến dịch tuyển dụng của họ. Họ sẽ cần phải biết về quy mô trả lương cạnh tranh, lợi ích và nguồn nhân tài ở đâu sâu nhất.

- Với việc điều tra và phân tích thường xuyên, có thể thấy chính xác lý do tại sao cuộc thi dường như có được tất cả những “nhân viên giỏi nhất”. Có thể là công ty của bạn cần một gói phúc lợi tốt hơn, công ty kia cung cấp chỗ đậu xe miễn phí, hoặc có một lựa chọn để làm việc tại nhà. Có thể nhân viên bạn đang tìm kiếm được thúc đẩy bởi các giá trị của công ty hơn là một gói hấp dẫn, vì vậy, làm cho các giá trị của bạn được biết đến có thể là cách tốt nhất để bán một vị trí trống.

- Biết được những gì mà các doanh nghiệp đối thủ cung cấp cho nhân viên của họ sẽ giúp bạn làm cho doanh nghiệp của mình trở nên hấp dẫn hơn đối với những nhân viên tiềm năng và do đó, sẽ làm cho đội ngũ nhân viên của bạn mạnh mẽ hơn.