Chọn mẫu phi xác suất trong kiểm toán là gì? Phương pháp chọn?

Trong điều kiện thời gian và nguồn lực bị giới hạn, kiểm toán viên không thể tiến hành kiểm tra chi tiết toàn bộ dữ liệu kế toán. Chính vì vậy, yêu cầu tất yếu đặt ra là phải áp dụng các kỹ thuật chọn mẫu vào trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính. Việc áp dụng các kỹ thuật chọn mẫu nào và thực hiện ra sao phụ thuộc và đặc điểm, điều kiện cụ thể của từng công ty kiểm toán.

1. Chọn mẫu phi xác suất trong kiểm toán là gì?

Chọn mẫu kiểm toán trên cơ sở sử dụng các đặc trưng mẫu để suy rộng cho đặc trưng của toàn bộ tổng thể. Như vậy, yêu cầu cơ bản của chọn mẫu là phải chọn được mẫu đại diện. Một mẫu đại diện là mẫu mà các đặc điểm của mẫu cũng giống như những đặc điểm của tổng thể. Trong quá trình thực hiện chọn mẫu kiểm toán viên thường đặc biệt quan tâm tới tính hiệu quả của thủ tục kiểm soát, tính chính xác của quá trình xử lý nghiệp vụ và tính chính xác của các số dư tài khoản, tính đầy đủ của các loại chi phí.

Trên thực tế, kiểm toán viên không biết mẫu có tính đại diện hay không dù sau đó tất cả các thử nghiệm đều được thực hiện. Tuy nhiên, kiểm toán viên có thể tăng khả năng đại diện của mẫu bằng cách thận trọng khi thiết kế, lựa chọn và đánh giá mẫu.

Chọn mẫu phi xác suất là cách chọn mẫu được thực hiện theo phán đoán chủ quan, đồng thời các phân tử không có cơ hội như nhau để được lựa chọn vào mẫu mà kiểm toán viên dựa vào nhận định nhà nghề để xét và quyết định chọn phần tử nào vào mẫu. Phương pháp này thường được sử dụng trong trường hợp các sai sót trọng yếu phân bố tập trung theo những khối quần thể xác định, hay tổng thể có kích cỡ nhỏ. Chọn mẫu phi xác suất bao gồm chọn mẫu theo khối (lô), chọn bất kỳ và chọn mẫu theo nhận định nhà nghề.

2. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất trong kiểm toán:

Phương pháp chọn mẫu kiểm toán là các quy tắc, cách thức, thủ thuật, các bước mà kiểm toán viên thực hiện trong quá trình chọn mẫu nhằm chọn ra được mẫu có tính đại diện cao, thu thập được bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục.

Trong chọn mẫu kiểm toán thì loại hình, phương pháp và quy mô tương ứng của mẫu chọn là vấn đề quan trọng nhất. Có nhiều phương pháp chọn mẫu kiểm toán, nhưng nhìn chung người ta phân loại ra chọn mẫu thống kê và chọn mẫu phi thống kê. Ngoài ra, theo các căn cứ phân loại khác nhau thì có các phương pháp chọn mẫu khác nhau:

- Căn cứ vào hình thức biểu hiện của đối tượng kiểm toán có thể chọn mẫu theo đơn vị tiến tệ hoặc chọn mẫu theo đơn vị hiện vật.

- Căn cứ vào cách thức cụ thể đề chọn mẫu có thể có chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu phi ngẫu nhiên.

- Căn cứ vào cơ sở của chọn mẫu có chọn mẫu xác suất và chọn mẫu phi xác suất.

Thứ nhất, về chọn mẫu theo khối (lô).

Chọn mẫu theo khối (lô) Chọn mẫu theo khối (lô) là việc chọn một tập hợp các đơn vị kế tiếp nhau trong một tổng thể. Trong trường hợp này, phần tử đầu tiên trong khối được chọn thì các phần tử còn lại cũng được chọn tất yếu. Mẫu chọn có thể là một khối liền hoặc nhiều khối rời gộp lại. Chẳng hạn, chọn ra một mẫu bao gồm tất cả các phiếu nhập kho trong tháng 7 và tháng 9 để kiểm tra nghiệp vụ nhập kho hàng hóa vật tư trong năm. Hoặc kiểm toán viên cũng có thế lấy tất cả các nghiệp vụ trong quý 3 để kiếm tra sau đó suy rộng kết quả cho cả năm.

Việc chọn mẫu theo lô đối với các cuộc khảo sát nghiệp vụ chỉ được chấp nhận nếu số lượng lô là hợp lý. Nếu quá ít lô thì khả năng có một mẫu không có tính đại diện là rất lớn, có xét đến khả năng của những điều như những thay đổi của hệ thống kế toán, và bản chất thời vụ của rất nhiều ngành nghề kinh doanh.

Số lượng lô chính xác không được cụ thể theo nghề nghiệp nhưng con số hợp lý của hầu hết tình huống có lẽ ít nhất là 09 lô lấy từ 09 tháng khác nhau.

Chọn mẫu theo khối là phương pháp được các kiểm toán viên của nhiều công ty sử dụng nhiều nhất. Mẫu được chọn thường là các khối nghiệp vụ phát sinh theo thời gian như tháng hoặc quý. Ưu điểm của việc làm này là giúp kiểm toán viên có thể kiểm tra tính liên tục của nghiệp vụ phát sinh đồng thời tìm kiếm chứng từ cũng đơn giản hơn, tiết kiệm được thời gian vì nếu phần tử đầu tiên trong khối được chọn thì các phần tử còn lại cũng được chọn tất yếu.

Khi thực hiện chọn mẫu theo khối, kiểm toán viên thường chọn khối các tháng có nghiệp vụ phát sinh nhiều, có thể là các tháng cuối năm hoặc các tháng theo mùa kinh doanh tùy đặc điểm cụ thể của đơn vị. Lúc này, cỡ mẫu chính là số lượng các phần tử được chọn trong khối.

Thứ hai, về chọn bất kỳ.

Chọn bất kỳ là chọn mẫu không theo một trật tự nào. Kiểm toán viên nghiên cứu một tổng thể và chọn lựa các phần tử của mẫu mà không xét đến qui mô, nguồn gốc, hoặc các đặc điểm phân biệt khác của chúng thì kiểm toán viên cố gắng lựa chọn một cách vô tư.

Khi thực hiện chọn mẫu bất kỳ kiểm toán viên cần tránh bất cứ một sự thiên lệch hay dự đoán chủ quan nào để đàm bảo tất cả các phần tử trong tổng thể đều có cơ hội được chọn như nhau.

Thứ ba, về chọn mẫu theo nhận định nhà nghề.

Chọn mẫu theo nhận định nhà nghề là việc kiểm toán viên dựa vào kinh nghiệm nghề nghiệp của mình để lựa chọn các phần tử của mẫu trong các trường hợp kích cỡ mẫu nhỏ hoặc có các tình huống không bình thường thì chọn mẫu theo nhận định sẽ tạo cơ hội tốt cho sự xuất hiện của những mẫu đại diện. Khi đó, kiểm toán viên thường tập trung vào các hướng sau:

- Theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ: Nếu có nhiều loại nghiệp vụ trong phạm vi kiếm toán thì mỗi loại nghiệp vụ đều nên có mặt trong mẫu được chọn.

- Theo người phụ trách công việc: Nếu có nhiều người phụ trách về nghiệp vụ trong kỳ thì mẫu được chọn nên bao gồm nghiệp vụ của mỗi người.

- Theo quy mô của nghiệp vụ kinh tế: Các nghiệp vụ, khoản mục có số tiền lớn cần được chọn nhiều hơn đề kiểm tra.

Các tiêu thức thường được sử dụng bao gồm:

- Các phần tử có khả năng sai phạm nhất: khi kiểm toán viên nhận định một số phần tử tổng thể có khả năng sai phạm rõ ràng (ví dụ: khoản phải thu quá hạn thanh toán đã lâu, các giao dịch có giá trị lớn bất thường hay có tính phức tạp cao) thì các kiểm toán viên sẽ chọn ngay các phần tử đó để kiểm tra chi tiết. Cụ thể, nếu các phần tử được chọn để kiểm tra không có sai phạm thì hầu như không có khả năng tổng thể có sai phạm trọng yếu.

- Các phần tử có đặc trưng của tổng thể: khi các kiểm toán viên muốn có mẫu đại diện cho tổng thể sẽ sử dụng tiêu thức này. Ví dụ: mẫu các khoản chi tiền mặt có thể bao gồm một số khoản chi tiền mặt của từng tháng, một số khoản chi tiền cho từng loại giao dịch.

- Các phần tử có quy mô tiền tệ lớn: khi mẫu bao gồm các phần tử có quy mô tiền tệ lớn thì rủi ro của kết luận sai lầm do bỏ qua không kiểm tra các phần tử nhỏ sẽ trở thành không đáng kể.

Mẫu được chọn theo nhận định sẽ dựa trên các tiêu thức được xác lập bởi các kiểm toán viên. Các công ty thường, tiêu thức thường được sử dụng nhất là lựa chọn các phần tử có quy mô tiền tệ lớn. Chẳng hạn, khi chọn mẫu các phiếu chi để kiểm tra sự phê duyệt, kiểm toán viên sẽ lựa chọn các phiếu cho có giá trị lớn theo một mức nhất định tùy thuộc quy mô đơn vị. Lúc đó, rủi ro của kết luận sai lầm do bỏ qua không kiểm tra các phần tử có giá trị nhỏ sẽ trở thành không đáng kể.

Hai phương pháp chọn mẫu này có ưu điểm chung là dễ dàng thực hiện, có thể tiết kiệm được thời gian, nhược điểm lớn nhất là mẫu được chọn có thể là một mẫu thiên lệch. Tuy nhiên, thông thường thì các kiểm toán viên của công ty xác định cỡ mẫu khá lớn nên mẫu được chọn vẫn có thể đảm bảo tính địa diện cho tổng thể.

Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu theo khối các phiếu xuất kho trong tháng 2 và tháng 6. Đây là 2 tháng mà lượng xuất kho nhiều nhất trong năm. Kiểm toán viên kiểm tra tác giả các phiếu xuất kho được đánh số liên tục hay không đồng thời cũng kiểm tra tác giả trên phiếu xuất có đầy đủ các nội dung cũng như là chữ ký hay không. Việc chọn khối các phiếu xuất kho tháng 2 tháng 6 là theo nhận định của kiểm toán viên, tuy nhiên có thể các tháng khác cũng xảy ra sai phạm. Sau đó, kiểm toán viên sẽ chọn từ 12 tháng mỗi tháng 30 phiếu xuất kho để kiểm tra tác giả các đơn đặt hàng đính kèm phiếu xuất kho đã được phê duyệt có chữ ký của người phê duyệt hay không, đồng thời kiểm toán viên còn kiểm tra luôn số liệu giữa phiếu xuất kho với chứng từ kèm theo tác giả đã khớp đúng chưa.