Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc là gì? Ưu và nhược điểm

Trong quá trình làm việc việc phân bổ thời gian, điều chỉnh thời gian làm việc là vô cùng quan trọng, nó quyết định đến hiệu suất, năng suất làm việc. Không chỉ cá nhân mà các doanh nghiệp cũng có những chiến lược để điều chỉnh thời gian làm việc.

1. Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc là gì?

- Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc được hiểu là quá trình thực hiện những công việc nhằm phân bổ lại thời gian làm việc cho người lao động, có thể là những chính sách làm thêm giờ cho người lao động hoặc chính sách nghỉ bù.... tuỳ thuộc vào tính chất công việc, mục tiêu nghề nghiệp cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tình hình cạnh tranh như hiện nay. Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc sẽ phụ thuộc vào từng giai đoạn của công ty, doanh nghiệp. Thông thường khi nhu cầu của doanh nghiệp cao thì chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc sẽ được áp dụng và ngược lại, nếu nhu cầu của doanh nghiệp giảm thì chiến lược điều chỉnh thời gian sẽ theo chiều hướng giảm giờ làm và sẽ có những biện pháp khắc phục về thời gian rảnh rỗi.

- Ngoài việc sử dụng chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc thì còn có những chiến lược khác nhằm làm năng suất công việc trở nên cao hơn như: ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng hơn, lên kế hoạch làm việc cụ thể, thay đổi tư duy , sử dụng thời gian nhàn rỗi để hoàn thành những công việc còn lại, tự tạo động lực, có mục tiêu rõ ràng...

2. Ưu và nhược điểm:

* Ưu điểm của chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc:

- Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc sẽ làm cho việc điều chỉnh thời gian trở nên dễ dàng, linh hoạt và người lao động sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc, thời gian làm việc, để từ đó phân bổ với thời gian cá nhân sao cho phù hợp nhất.

- Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc sẽ tạo cơ hội việc làm cũng như thu nhập cao hơn cho người lao động khi có nhu cầu, điều đó cũng tăng năng suất cho công ty đó.

- Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc sẽ là cơ hội để công ty, doanh nghiệp đó giảm thiểu được những chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo cho lao động mới.

- Chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc cũng là cơ hội để

Động lực và sự sáng tạo của bạn đang ở mức cao độ vào buổi sáng, Vì vậy, thay vì bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email (điều này có thể nhanh chóng làm lệch kế hoạch của bạn, vì những gì bạn dự định hoàn thành bị đẩy lùi hoặc bị mất giữa các yêu cầu gửi đến), hãy đợi vài giờ để kiểm tra hộp thư đến của bạn và làm việc cho một dự án quan trọng hơn trong khi năng lượng tinh thần của bạn vẫn còn cao. 

* Nhược điểm:

- Việc thay đổi chiến lược điều chỉnh thời gian làm việc bên cạnh đem lại những ưu điểm nhưng cũng có những nhược điểm, những tồn tại, theo đó:

+ Việc thay đổi chiến lược điều chỉnh thời gian sẽ làm cho thời gian làm việc, thời gian nghỉ sẽ có sự thay đổi, điều này khiến cho các công ty, doanh nghiệp cần phải sắp xếp lại nguồn nhân sự, khối lượng công việc sao cho phù hợp nhất.

+ Việc thay đổi chiến lược điều chỉnh thời gian làm cho công ty, doanh nghiệp phải đưa ra những chiến lược khác đi kèm để phù hợp với chiến lược điều chỉnh thời gian.  Do đó, cần phải lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ quan trọng  và đảm bảo bao gồm cả thời gian nghỉ. Bằng cách dành thời gian và cấu trúc ngày của mình, có thể tận dụng những khoảng thời gian trong ngày mà bạn tự nhiên tập trung và có động lực hơn , đạt được những tiến bộ rõ ràng cho công việc quan trọng và đảm bảo rằng bạn thực sự có những khoảng thời gian nghỉ ngơi cần thiết để giữ tinh thần sảng khoái. 

-  Những người làm việc hiệu quả có sẵn các hệ thống để giúp họ tìm thấy thông tin chính xác mà họ cần, ngay khi họ cần. Một hệ thống đơn giản như phương pháp Hoàn thành công việc (GTD) của David Allen có thể giảm bớt gánh nặng tinh thần khi lưu trữ các lời nhắc và ý tưởng, đồng thời giải phóng không gian não để làm việc có ý nghĩa và hiệu quả hơn. 

- Một phần quan trọng để trở nên hiệu quả trong công việc là học cách nói không. Tìm ra những gì thực sự quan trọng - những nhiệm vụ nào thực sự di chuyển kim đối với các mục tiêu chính của bạn? Dự án nào có tác động lớn nhất đến lợi nhuận của bạn? Cắt giảm những công việc không thực sự có ích lợi gì. Sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu theo hướng dữ liệu như OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính) là một cách thiết thực để tập trung nỗ lực hàng ngày của bạn vào các mục tiêu được xác định rõ ràng, có thể đo lường được, góp phần trực tiếp vào các mục tiêu kinh doanh lớn hơn. 

Lên kế hoạch rõ ràng: Mặc dù không nên thức đêm bận rộn với tất cả công việc đang chờ đợi bạn vào ngày mai, nhưng việc tạo một danh sách ngắn những việc cần làm đơn giản vào ban đêm có thể giúp bạn bắt đầu chạy vào buổi sáng, thiết lập động lực làm việc sẽ giúp bạn vượt qua phần còn lại trong ngày. 

- Lên lịch họp : Tạo một khu vực không bị phân tâm để bạn có thể tập trung khi cần thiết. Chặn thời gian tắt trên lịch để bạn không bị làm phiền, tắt thông báo email và tin nhắn (hoặc tốt hơn là ngắt kết nối hoàn toàn khỏi internet) và tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng trong một hoặc hai giờ. 

- Giao tiếp và làm rõ : Tất cả chúng ta đều phải hợp tác với những người khác ở một mức độ nào đó để thực hiện công việc của mình, vì vậy học cách làm việc hiệu quả với những người khác là một phần thiết yếu để nâng cao hiệu quả của chính bạn trong công việc. Một trong những cách tốt nhất để tránh làm lại không cần thiết và lãng phí thời gian là loại bỏ những hiểu lầm và thông tin sai lệch. Thực hiện đúng ngay lần đầu tiên, và bạn sẽ tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và năng lượng tinh thần để sửa đổi và làm lại các công việc. 

- Tìm cách để làm thêm công việc yêu thích: Khi bạn hứng thú, được thử thách và làm tốt công việc bạn làm, bạn sẽ tham gia nhiều hơn - và hiệu quả hơn . Xem xét khía cạnh nào của công việc mà bạn mong đợi, kỹ năng nào bạn nhận được nhiều lời khen ngợi nhất và loại dự án nào mà đồng nghiệp của bạn yêu cầu bạn giúp đỡ. 

Mặc dù không phải tất cả mọi thứ bạn làm tại nơi làm việc đều có thể là một dự án đam mê, nhưng với một chút sáng tạo, ngay cả những nhiệm vụ tẻ nhạt cũng có thể là niềm vui hoặc thử thách. Lần tới khi bạn phải tạo bảng thời gian hoặc báo cáo chi phí, hãy tự tính thời gian và xem liệu bạn có thể vượt qua điểm số cao của cá nhân mình hay không. Cố gắng hết sức để học điều gì đó mới mỗi ngày hoặc thúc đẩy bản thân thử điều gì đó mà bạn chưa từng có trước đây. 

- Quản lý thời gian trở nên khó khăn hơn khi bạn bị bao quanh bởi rất nhiều điều phiền nhiễu trong nhà. Hãy thử các mẹo này để luôn làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa. Có nhiều yếu tố gây xao nhãng khi làm việc tại nhà: thú cưng, con cái, bạn đời, đồ ăn nhẹ - tất cả đều có thể tranh giành sự chú ý của bạn trong suốt ngày làm việc. Một số người trong chúng ta khắc phục quá mức đối với những phiền nhiễu này, làm việc lâu hơn và muộn hơn vào ban đêm, một thói quen có thể dẫn đến kiệt sức nhanh hơn và tinh thần xuống thấp.

- Nhiều người trong chúng tôi vẫn đang điều chỉnh để làm việc tại nhà do COVID-19 đặt hàng tại chỗ. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề, làm việc tại nhà có thể ở đây để ở lại. Đã có một sự gia tăng 44% trong công việc từ xa trong vòng năm năm trở lại đây, và công nhân từ xa, 84% làm việc từ nhà .

- Để tìm hiểu thêm về cách quản lý thời gian của bạn trong suốt ngày làm việc, CO đã nói chuyện với Tammy Bjelland, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Workplaceless . Bất kỳ thay đổi nào cũng khó, và trong kịch bản này, việc chuyển đổi sang làm việc tại nhà đi đôi với sự căng thẳng trong việc quản lý một đại dịch toàn cầu. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn nên cố gắng đồng cảm và linh hoạt với cả bản thân và các thành viên trong nhóm của mình.

Bjelland nói: “Các chủ doanh nghiệp nhỏ nên điều chỉnh kỳ vọng của họ về cách xử lý công việc khi làm việc tại nhà và rõ ràng, nhất quán trong việc truyền đạt những kỳ vọng đó cho các thành viên trong nhóm. “Đừng mong đợi rằng ngày làm việc sẽ giống hệt khi nhân viên ở nhà cũng như khi họ ở văn phòng, đặc biệt nếu họ đang chia sẻ không gian làm việc và nhà của họ với các thành viên khác trong gia đình. Tập trung vào kết quả chứ không phải đầu vào ”.