Chi phí công tác là gì? Đặc điểm và cách tính chi phí công tác

Khi trở thành một nhân viên của công ty thì các chủ thể có nghĩa vụ phải đóng góp, lao động vì lợi ích của công ty hay tổ chức đó. Đi công tác là một trong những hoạt động cần được các chủ thể thực hiện theo đúng yêu cầu của chủ doanh nghiệp hay cấp trên của mình. Nhiều người vẫn còn thắc mắc về các khoản chi phí công tác.

1. Khái quát về công tác phí:

1.1. Công tác phí là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định rằng công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Thời gian để các chủ thể được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

1.2. Điều kiện thanh toán công tác phí:

Người lao động sẽ được thanh toán khoản công tác phí nếu thực hiện đúng nhiệm vụ được giao; được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.

Bên cạnh đó thì công tác phí được chi trả cho các chủ thể khi có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC. Có thể kể đến như:

- Thứ nhất: Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

- Thứ hai: Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

- Thứ ba: Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế),...

Trong những ngày các chủ thể được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ.

Một số trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí: Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức; Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học; Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác; Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

1.3. Công tác phí có phải đóng thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp:

Công tác phí của các chủ thể trong quá trình các chủ thể đó đo công tác có thể được xác định là chi phí giảm trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đáp ứng điều kiện. Cụ thể:

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, công tác phí sẽ được tính làm chi phí giảm trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau:

- Thứ nhất: Các chủ thể cần phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn, vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển (Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên),...

- Đối với trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Đối với thuế thu nhập cá nhân:

Các khoản chi công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Đối với trường hợp các doanh nghiệp chi tiền công tác phí cho các chủ thể là người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

2. Tiền chi phí đi lại:

- Chi phí đi lại sẽ được thanh toán theo hóa đơn thực tế: Chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu,…Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác, cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác chi trả, Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay.

Đối với trường hợp cơ quan, đơn vị nơi cử người đi công tác và cơ quan, đơn vị nơi đến công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người đi công tác không được thanh toán các khoản chi phí này.

- Theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao; thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét duyệt cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hoả, xe ô tô hoặc phương tiện công cộng hoặc các phương tiện khác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả;

- Quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay đi công tác trong nước: Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp cao (trên cấp Bộ trưởng) thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước, Hạng ghế thương gia dành cho đối tượng được pháp luật quy định cụ thể.

- Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hoá đơn, chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác cụ thể như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.

- Thanh toán đối với khoản kinh phí khi các chủ thể sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác:

+ Đối với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ tự nguyện đăng ký thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác: Mức thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

+ Đối với các cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15 km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng trên km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

3. Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác:

Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác được quy định là 200.000 đồng/ngày.

Tiền thuê phòng nghỉ ngơi khi đi công tác:

Theo mức khoán:

Pháp luật quy định lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên, mức khoán: 1.000.000 đồng/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác.

Đối với các đối tượng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại:

- Các chủ thể đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức khoán: 450.000 đồng/ngày/người.

- Các chủ thể đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/người.

- Các chủ thể đi công tác tại các vùng còn lại, mức khoán: 300.000 đồng/ngày/người.

Đối với tường hợp người đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do chỉ đăng ký được phương tiện đi lại (vé máy bay, tàu hoả, ô tô) từ 18 giờ đến 24 giờ cùng ngày, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm (bao gồm cả hình thức thanh toán khoán và thanh toán theo hóa đơn thực tế) tối đa bằng 50% mức thanh toán khoán tiền thuê phòng nghỉ tương ứng của từng đối tượng; không thanh toán khoản tiền khoán thuê phòng nghỉ trong thời gian đi qua đêm trên tàu hỏa, thuyền, tàu thủy, máy bay, ô tô và các phương tiện đi lại khác theo đúng quy định pháp luật.

Thanh toán tiền công tác phí theo tháng:

Đối với trường hợp khi cán bộ cấp xã, cán bộ thuộc cơ quan đơn vị công tác lưu trú trên 10 ngày trên tháng thì tùy vào đối tượng, địa điểm công tác và khả năng kinh phí thì thủ trưởng đơn vị khoán mức công tác phí để hỗ trợ tiền xăng xe là 500.000 đồng trên tháng.

Đi công tác theo đoàn công tác phối hợp liên ngành:

Khi cơ quan, đơn vị có nhu cầu trưng tập cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan, đơn vị khác đi phối hợp công tác liên ngành nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị đó; trưng tập tham gia các đề tài nghiên cứu cơ bản thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí cho đoàn công tác gồm: Tiền chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo mức chi quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị chủ trì.

Đối với trường hợp đi công tác theo đoàn phối hợp liên ngành, liên cơ quan do thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cấp trên triệu tập trưng dụng hoặc phối hợp để cùng thực hiện các phần việc thuộc nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác chịu trách nhiệm chi tiền chi phí đi lại cho người đi công tác trong đoàn. Trong trường hợp các cá nhân thuộc thành phần đoàn công tác không đi tập trung theo đoàn đến nơi công tác thì cơ quan, đơn vị khi cử người đi công tác sẽ có trách nhiệm phải thanh toán tiền chi phí đi lại cho người đi công tác.

Bên cạnh đó, cơ quan, đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm thanh toán tiền phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ cho người thuộc cơ quan mình cử đi công tác.