Chi phí bảo tồn hàng tồn kho là gì? Đặc điểm và ví dụ thực tế

Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ và lưu thông của nhiều doanh nghiệp. Sử dụng hợp lý hàng tồn kho sẽ tạo ra khả năng tăng lợi nhuận một cách tương ứng mà không phải đầu tư thêm vốn và đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn. Liên quan đến hàng tồn kho, một trong các vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt đó là chi phí bảo tồn hàng tồn kho, việc xác định chính xác chi phí này tránh gây lãng phí cho doanh nghiệp và cách để doanh nghiệp kiểm soát, quản trị hàng tồn kho một cách hiệu quả.

1. Chi phí bảo tồn hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mục đích kinh doanh thương mại hoặc dự trữ cho việc sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ cho khách hàng.

Chi phí bảo tồn hàng tồn kho là khoản tiền được doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện các hoạt động liên quan đến lưu trữ hàng tồn kho. Các chi phí này phát sinh từ việc bảo quản sản phẩm tại nhà kho, trung tâm phân phối hoặc cửa hàng và bao gồm bảo quản, nhân công, vận chuyển, xử lý, bảo hiểm, thuế, thay thế mặt hàng, co ngót và khấu hao. Chi phí cơ hội - khả năng đầu tư mà một công ty phải giảm sút vì nguồn lực của nó bị ràng buộc trong hàng tồn kho - cũng là một yếu tố.

Hay nói một cách khác, chi phí bảo tồn hàng tồn kho hay còn gọi là chi phí lưu kho là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, phát sinh trong thực hiện hoạt động bảo quản dự trữ, chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được chia thành hai loại: (i) Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho; chi phí hao hụt, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa; (ii) Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao…

Phân tích rõ hơn về các thành phần chi phí bảo tồn hàng tồn kho và cách giảm chúng, chẳng hạn:

- Chi phí Lưu trữ Hàng tồn kho: Các mặt hàng bất động sản có trong nhà kho hoặc cửa hàng có giá trị: Không gian nhà kho có giá trung bình 6,53 đô la cho mỗi foot vuông, vì vậy mỗi kệ, thùng và hộp đều có giá trị. Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL), bạn sẽ dễ dàng tìm ra chi phí này hơn vì đối tác đó có thể tính phí theo giá kệ, pallet hoặc mặt hàng. Một công ty thường có thể hình dung lại cách bố trí nhà kho của mình hoặc cách nó lưu trữ các sản phẩm có hình dạng / kích thước khác nhau để giảm chi phí lưu kho. Cắt giảm hàng tồn kho thậm chí có thể cho phép một công ty chuyển đến một nhà kho nhỏ hơn, một cách khác để cắt giảm chi phí lưu kho.

- Chi phí nhân viên: Đây chỉ đơn giản là chi phí lao động liên quan đến việc nhận và đặt sản phẩm, hoàn thành đơn đặt hàng và các điểm tiếp xúc khác. Các doanh nghiệp thường có thể sắp xếp lại kho hàng của họ để tăng năng suất của nhân viên, chẳng hạn như lưu trữ các mặt hàng phổ biến nhất gần các trạm đóng gói hoặc bổ sung nhân công tự động hóa. Việc thử nghiệm các phương pháp chọn hàng khác nhau và sử dụng phần mềm lập bản đồ các con đường chọn hàng hiệu quả nhất cho nhân viên là điều đáng xem xét nếu chi phí lao động đang tăng lên.

- Bảo hiểm / Thuế: Nhiều công ty đầu tư vào chính sách bảo hiểm để bảo vệ một trong những tài sản quý giá nhất của họ: hàng tồn kho. Sau đó, nếu một trận lụt hoặc hỏa hoạn phá hủy một cửa hàng hoặc nhà kho, tất cả không bị mất. Nhưng càng nhiều sản phẩm trong kho, chính sách bảo hiểm đó sẽ càng có giá.

Tương tự, bạn càng giữ nhiều hàng tồn kho, thuế của bạn càng cao. Một tổ chức có thể giảm cả chi phí bảo hiểm và thuế bằng cách giữ ít sản phẩm hơn hoặc chỉ hàng hóa có hiệu suất cao nhất trong kho.

- Chi phí Hành chính: Chi phí hành chính bao gồm nhiều loại chi phí, bao gồm thuế tài sản, bảo trì và vệ sinh cơ sở, vận chuyển và khấu hao thiết bị. Nói chung, nếu một công ty giữ nhiều hàng tồn kho hơn, thì nó sẽ có chi phí quản lý cao hơn, một phần vì nó cần một cơ sở vật chất lớn hơn.

2. Đặc điểm của chi phí bảo tồn hàng tồn kho:

Chi phí bảo tồn kho là một số liệu quan trọng giúp xác định xem bạn có đang điều hành một hoạt động hiệu quả hay không. Chi phí bảo tồn cao có thể có nghĩa là tổ chức của bạn có nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết dựa trên nhu cầu, do đó bạn cần điều chỉnh tần suất đặt hàng với các nhà sản xuất hoặc nhà phân phối hoặc bạn có thể làm tốt hơn trong việc giữ cho hàng tồn kho di chuyển.

Chi phí bảo tồn hàng tồn kho có thể được phân loại thành bốn loại: chi phí vốn, chi phí lưu kho, chi phí dịch vụ và chi phí rủi ro hàng tồn kho. Chi phí đầu tư là các khoản tiền được chi cho sản phẩm và bất kỳ khoản lãi và phí nào phát sinh nếu công ty vay để trả cho hàng hóa đó. Chi phí lưu kho có thể cố định, chẳng hạn như thế chấp cho một cửa hàng / nhà kho hoặc có thể thay đổi, cũng như chi phí nhân công, tiện ích và chi phí quản lý. Thuế, bảo hiểm và phần mềm quản lý hàng tồn kho là tất cả các ví dụ về chi phí dịch vụ. Rủi ro hàng tồn kho bao gồm thu hẹp, mất giá và sản phẩm lỗi thời.

Công thức và tính toán chi phí bảo tồn hàng tồn kho?

Các công ty cần thường xuyên đo lường chi phí bảo tồn hàng tồn kho của mình để tìm hiểu xem chi phí lưu giữ có đại diện cho lượng giá trị hàng tồn kho không cân đối hay không. Việc tính toán này sẽ giúp doanh nghiệp xác định khi nào họ cần đánh giá lại các quy trình và thực hành của mình.

Để xác định chi phí bảo tồn hàng tồn kho, trước tiên hãy cộng các chi phí đã nêu ở trên — vốn, lưu kho, lao động, vận chuyển, bảo hiểm, thuế, hành chính, khấu hao, lỗi thời, co ngót — trong hơn một năm. Sau đó, chia các chi phí ghi sổ đó cho tổng giá trị hàng tồn kho và nhân số đó với 100 tính theo tỷ lệ phần trăm.

Tại sao việc xác định chi phí bảo tồn hàng tồn kho lại quan trọng?

- Bởi vì chi phí nắm giữ có thể chiếm một phần tư tổng chi tiêu hàng tồn kho, chúng có thể ảnh hưởng đến tình trạng tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Nếu một tổ chức không thể định lượng chi phí của việc duy trì hàng dự trữ, chẳng hạn như bằng cách sử dụng hệ thống kiểm kê hoặc kiểm soát hàng tồn kho, thì tổ chức đó có thể gặp phải các vấn đề về dòng tiền.

Một công ty cũng có thể bỏ lỡ một cơ hội đầu tư hoặc tăng trưởng đầy hứa hẹn bởi vì nó có quá nhiều tiền trong hàng tồn kho — tất cả những gì mà các nhà lãnh đạo thậm chí không nhận ra rằng chi phí ghi sổ đang kìm hãm doanh nghiệp.

Một số lý do cụ thể:

- Lập kế hoạch sản xuất: Một khi công ty hiểu được số tiền họ chi ra để lưu trữ hàng tồn kho, thì công ty có thể cân nhắc lại lịch trình sản xuất của mình. Đặc biệt, nếu một sản phẩm nào đó có thể được sản xuất nhanh chóng, doanh nghiệp có thể chỉ muốn giữ một số lượng nhỏ trong kho. Mặt khác, một mặt hàng nhất định có thể bán được nhiều và có chi phí vận chuyển thấp, vì vậy bạn nên dành nhiều không gian kho hơn cho mặt hàng đó. Quy trình lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) có thể cung cấp thông tin chi tiết.

- Khả năng sinh lời của hàng tồn kho hiện có: Bằng cách tính toán chi phí mang theo hàng tồn kho và theo dõi giá trị của từng sản phẩm, tổ chức có thể ước tính tốt hơn mức lợi nhuận mà tổ chức có thể mong đợi kiếm được từ hàng tồn kho hiện có. Chi phí ghi sổ là một khoản chi phí hàng tồn kho lớn, vì vậy sau khi khoản chi phí đó được khấu trừ, việc đo lường lợi nhuận theo từng mặt hàng sẽ dễ dàng hơn.

- Kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho là một trong những khoản chi phí lớn nhất đối với nhiều công ty, vì vậy điều quan trọng là phải tính toán chính xác chi phí giữ hàng tồn kho đó cũng như giá trị của các sản phẩm đó. Nhóm kế toán cần dữ liệu này để lập báo cáo tài chính chính xác.

3. Ví dụ thực tế về chi phí bảo tồn hàng tồn kho:

Khi mùa thu đến, hai nhà kho của nhà bán lẻ Seasonal Inspirations vẫn đầy ắp quần áo mùa đông. Nó muốn hiểu rõ hơn về cái giá phải trả của việc có quá nhiều hàng tồn kho trên kệ của mình khi cố gắng nhường chỗ cho quần áo mùa xuân.

Nhà bán lẻ tính toán chi phí lưu kho là 10.000 đô la, chi phí nhân công là 2.000 đô la, 3.000 đô la cho vận chuyển, 2.000 đô la cho bảo hiểm và 1.000 đô la cho độ co ngót và khấu hao. Điều đó đặt tổng chi phí vận chuyển hàng tồn kho là 18.000 đô la và hàng tồn kho đó có giá vốn hàng hóa là 75.000 đô la.