Cắt giảm chi phí là gì? Đặc điểm, vai trò và các hình thức cắt giảm chi phí?

Cắt giảm chi phí là một hoạt động đặc biệt diễn ra trong nội bộ công ty. Mục đích được thể hiện là đưa các chi phí hoạt động về mức tối thiểu. Tuy nhiên muốn thực hiện hiệu quả thì không có công thức chung cho các công ty khác nhau. Để tiến hành hoạt động này cần xem xét các phản ánh trong hoạt động công ty với các kỳ kế toán nhất định.

1. Cắt giảm chi phí là gì?

Cắt giảm chi phí là thuật ngữ chuyên ngành, cách gọi trong tiếng Anh là Cost Cutting.

Định nghĩa

Chi phí là giá trị trên thực tế cần sử dụng nhằm thực hiện một hoạt động nào đó. Chi phí sử dụng được lấy ra từ nguồn ngân sách của doanh nghiệp. Do đó, đòi hỏi về sử dụng tiết kiệm, hiệu quả ngân sách là yêu cầu được đặt ra. Cắt giảm chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận là nhu cầu chung của mọi doanh nghiệp. Việc cắt giảm không thể diễn ra đồng loạt, mà cần phải xác định rõ lộ trình cụ thể cho dự án.

Cắt giảm chi phí là tiến đến chỉ sử dụng kinh phí cho hoạt động thực sự cần thiết. Nhờ đó mà các lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp được tăng cao. Đây được coi là hoạt động đưa ra giải pháp tiết kiệm tiền, cắt giảm những chi phí không cần thiết. Các nội dung cắt giảm không làm ảnh hưởng đến hoạt động và vận hành của công ty.

Quy trình này diễn ra theo trình tự sau:

Hiểu các loại chi phí đang dử dụng trong doanh nghiệp, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, kiểm soát chi phí --> từ đó đưa ra giải pháp và lộ trình phù hợp tiết kiệm chi phí --> chi tiêu hiệu quả hơn --> lợi nhuận hoạt động của DN theo đó tăng lên.

Trên thực tế, xác định chi phí không cần thiết không hề đơn giản. Nó cần đến sự nắm bắt hoạt động kế toán cụ thể, đưa ra chỉ tiêu cắt giảm một cách có căn cứ. Đây là hoạt động của các cấp lãnh đạo hoặc của chủ sở hữu doanh nghiệp. Xác định sai giá trị và hình thức cắt giảm chi phí có thể khiến doanh nghiệp chịu hậu quả lớn hơn.

Do đó, cần căn cứ trên tình hình thực tế sử dụng kinh phí và các danh mục dùng đến chi phí. Đây có thể là:

- Các danh mục sử dụng chi phí với tần suất lâu dài, ổn định của công ty.

- Hoặc phát sinh với những mục đích nhất định, không được dự trù trước.

Trước khi thực hiện cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần phải đánh giá các tiêu chí. Cái gì mang lại giá trị cho khách hàng? Chi phí được sử dụng nhằm tạo ra  giá trị đó đánh đổi bằng công thức nào, đã hợp lý chưa?. Chi phí thuộc danh mục cắt giảm được nhận định dựa trên các yếu tố nào? Thực hiện cắt giảm khi các chi phí này được sử dụng chưa hợp lý. Có thể là được sử dụng không đem lại hiệu quả lớn, có thể dùng ít kinh phí hơn vẫn tạo ra hiệu quả... Ngoài ra cách thức thực hiện cũng cần hạn chế những lo lắng, bất mãn trong tổ chức.

2. Đặc điểm, vai trò và các hình thức cắt giảm chi phí:

2.1. Đặc điểm cắt giảm chi phí:

Thứ nhất, cắt giảm chi phí được xem xét thực hiện khi kinh doanh gặp khó khăn hoặc các cổ động muốn tối ưu hóa lợi nhuận.

- Khi kinh doanh gặp khó khăn, doanh nghiệp cần các khoản vốn để xoay sở. Bên cạnh đó là một hệ thống tổ chức, thực hiện linh hoạt, hiệu quả và tinh giản. Cắt giảm chi phí là một trong những hoạt động tối ưu khi sử dụng kinh phí. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm trong sản xuất, tức là tối thiểu giá trị đầu vào trong kinh doanh.

- Tối ưu hóa lợi nhuận: Loại bỏ các khoản phát sinh không tạo ra giá trị hoặc tạo giá trị không đáng kể cho doanh nghiệp. Đưa ứng dụng công nghệ, ứng dụng quản lý nhằm tối ưu hóa chi phí đầu vào. Thay thế nhân lực, trang thiết bị giảm chi phí vẫn đem lại giá trị lợi ích tương đương.

Thứ hai, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty và giá trị lợi nhuận trong tương lai.

Hoạt động này cần được thực hiện một cách chính xác, bao gồm:

- Lập chiến lược cắt giảm chi phí cụ thể.

- Luôn theo dõi hoạt động của toàn bộ tổ chức, những chi phí nào nên cắt giảm và chi phí nào không nên cắt giảm.

- Duy trì mặt bằng chi phí ở mức độ ổn nhất. Áp dụng các công nghệ hiện đại trong tổ chức, sản xuất và điều chỉnh cách thức hoạt động.

- Tạo môi trường cắt giảm chi phí tích cực: duy trì phát triển văn hoá tiết kiệm để đạt hiệu quả lâu dài.

2.2. Vai trò của cắt giảm chi phí:

Thứ nhất, có thể làm tăng lợi nhuận và giảm được giá thành sản phẩm.

Chi phí sản xuất là một trong những yếu tố quyết định đến lợi nhuận và giá thành sản phẩm. Cắt giảm chi phí giúp doanh nghiệp tạo thế cạnh tranh. Giảm chi phí hợp lý là tiền đề để Doanh nghiệp chuyển mình theo hướng mong đợi; tự tin tham gia các dự án có tiềm năng và hướng phát triển mũi nhọn. Lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí.

Cắt giảm chi phí phải được tiến hành sao cho hiệu quả. Có những cắt giảm cho lợi ích trước mắt nhưng lại gây hại cho vị thế và tăng trưởng về lâu dài. Ví dụ như cắt giảm số lượng công nhân trong một số trường hợp.

Thứ hai, góp phần vào sự quyết định thành công hay thất bại của Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải kiểm soát được chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nó tác động đến việc nên hay không nên cắt giảm chi phí. Chính vì vậy, quản lý chi phí là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý.

Đối với nhà quản lý, phải nhận diện các loại chi phí, đề ra biện pháp kiểm soát phù hợp. Để quản lý chi phí hiệu quả cần tiến hành:

- Phân tích, đưa ra cơ cấu chi phí bắt buộc và dự phí; ước lượng nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ;

- Phân chia chi phí sử dụng cho từng hoạt động, lợi nhuận thu được một cách hợp lý. Lợi nhuận làm tiếp tục trở thành chi phí cho các khoản đầu tư tiếp theo, phân chia như thế nào,...

Kinh phí tiết kiệm được có thể dùng xử dụng trong những thời điểm khó khăn và tạo tiềm lực phát triển mới.

2.3. Các hình thức cắt giảm chi phí:

Hình thức là cách thức thể hiện trong hoạt động cắt giảm chi phí. Có rất nhiều cách để giảm chi phí trong doanh nghiệp, giúp tăng lợi nhuận thực tế. Để hướng đến mục đích đó, có thể kể đến các hình thức dưới đây:

Một là giảm chi phí dành cho người lao động.

Bao gồm các hình thức sau:

a). Cắt giảm nhân viên: được thực hiện trong trường hợp lượng công việc của doanh nghiệp đang giảm. Ngược lại, công ty có thể không đủ năng lực sản xuất để đáp ứng với sự gia tăng đơn hàng đột ngột.

b) Cắt giảm chi phí nhân công là hình thức đem lại nhiều tối ưu hơn cả. Nội dung:

- Bố trí tuyển dụng nhân viên theo ca làm phù hợp. Phụ thuộc vào trang thiết bị, có thể tuyển nhân viên làm ca ngày, ca đêm.

- Hạn chế yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, giá trị công việc không tăng trong khi phải trả lương gấp đôi bình thường.

Như vậy, khi vẫn trong ca làm việc của họ, doanh nghiệp có:

+ Nhân viên hoạt động sản xuất liên tục.

+ Không phải trả tiền làm thêm giờ.

+ Tiến độ công việc vẫn đảm bảo.

c) Khuyến khích nhân viên giảm bớt ngày nghỉ vì những lý do cá nhân, khiến dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Áp dụng chế độ khen thưởng cho những nhân viên ít nghỉ phép.

Hai là khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn.

Được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Thúc đẩy họ làm việc hiệu quả hơn, góp phần giảm chi phí. Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong công ty, tránh sử dụng lãng phí, sai mục đích.

Những chi phí tiết kiệm được có thể dùng để tái đầu tư và dùng một phần để khen thưởng nhân viên. Tạo cho họ động lực trong sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Như vậy khi doanh nghiệp tạo điều kiện để nhân viên đóng góp trong các khoản tiết kiệm sẽ tạo lợi ích nhiều hơn cho công ty. Đồng thời vẫn khuyến khích các nhân viên giảm chi phí vì lợi ích chung của doanh nghiệp.

Ba là đầu tư vào an toàn lao động.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí thay vì phải chi trả các khoản như:

- Chi phí thuốc thang;

- Phí bảo hiểm tăng;

- Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ;

- Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng;

- Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp...

Bốn là hạn chế tối đa thiệt hại do tài sản, thiết bị hỏng hóc gây ra.

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các trang thiết bị. Bởi các thiệt hại này sẽ làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất của doanh nghiệp như:

-Giảm năng suất làm việc trong thời gian sửa chữa thiết bị. Có thể đẩy cả dây chuyền hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

- Tiêu tốn một khoản phí sửa chữa bao gồm tiền công sửa và các vật tư thay thế.

 -Có thể khiến doanh nghiệp phải đền bù hợp đồng vì không kịp giao hàng đúng hẹn.

Năm là tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất.

Nên tìm kiếm những nhà cung ứng nguyên vật liệu chất lượng tương ứng, chiết khấu cao hơn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể hàng năm.

Với các doanh nghiệp quy mô vừa lớn thì sẽ tiết kiệm được khoản tiền lớn hơn rất nhiều.

Sáu là loại bỏ những thủ tục thừa thãi, cắt giảm quy trình chồng chéo.

Đây là nhiệm vụ của người lãnh đạo doanh nghiệp. Cần điều chỉnh các cách thức mà đơn vị có thể áp dụng để tiết kiệm triệt để thời gian và chi phí. Cụ thể như:

- Cắt giảm những công việc thừa thãi nhân viên vẫn đang thực hiện. Tìm kiếm phương pháp giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.

- Tích hợp phần mền chung trong quản lý.Vừa giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình làm việc mà còn tiết kiệm chi phí đáng kể.