Business Proposal là gì? Cấu trúc bản đề xuất kinh doanh?

Bạn là một doanh nghiệp non trẻ và bạn không biết phải làm thế nào để tiếp cận thu hút khách hàng lựa chọn mua và sử dụng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn cung cấp trên thị trường. Business Proposal sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

1. Business Proposal là gì?

Business Proposal (Đề xuất kinh doanh) có thể thu hẹp khoảng cách giữa bạn và khách hàng tiềm năng của mình. Nó phác thảo ra các giá trị của bạn, và mục đích chính của nó là thuyết phục một công ty hoặc tổ chức làm ăn với bạn.

Có 2 loại Business Proposal: Solicited và Unsolicited. Solicited Business Proposals được yêu cầu bởi một khách hàng tiềm năng. Trong khi với Unsolicited Business Proposals, bạn tiếp cận một khách hàng tiềm năng bằng một đề xuất, ngay cả khi họ không yêu cầu, để đạt được mục đích kinh doanh với họ.

Trong Solicited Business Proposals. Khi một doanh nghiệp cần giải quyết một vấn đề mà doanh nghiệp này không thể giải quyết hoặc họ muốn một chủ thể khác giải quyết thay họ thì họ sẽ tiến hành mời các doanh nghiệp khác gửi các bản đề xuất trong đó nêu chi tiết cách họ có thể giải quyết vấn đề đó, sau đó họ sẽ tiến hành lựa chọn đề xuất tốt nhất, phù hợp nhất giải quyết vấn đề của họ.

Có một quan niệm sai lầm rằng các Business Proposal và Business Plans là như nhau. Mục đích chính của Proposal là bán sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bạn proposal giúp bạn tìm kiếm khách hàng mới, thay vì hỗ trợ tìm kiếm nhà đầu tư để tài trợ cho doanh nghiệp của bạn,

Tuy với 2 loại Proposal khác nhau, nhưng các bước để tạo Proposal đều có nhiều điểm tương tự nhau. Đảm bảo nó bao gồm 3 yếu tố chính: một tuyên bố về vấn đề mà tổ chức đang gặp phải, đề xuất giải pháp và thông tin về giá cả.

2. Cách viết Business Proposal:

Để có một Business Proposal cần đảm bảo đầy đủ hình thức và nội dung.

Một là, Bắt đầu với một trang tiêu đề.

Hai là, Tạo một bảng mục lục.

Ba là, Giải thích lý do của bạn với một bản tóm tắt.

Bốn là, Nêu vấn đề hoặc nhu cầu.

Năm là, Đề xuất một giải pháp.

Sáu là, Chia sẻ các chứng nhận của bạn.

Bảy là, Đưa ra các tùy chọn giá cả.

Tám là, Làm rõ các điều khoản và điều kiện của bạn.

Chín là, Một không gian dành cho phần chữ ký để xác nhận thỏa thuận.

Trước khi viết Business Proposal, điều quan trọng là bạn phải hiểu doanh nghiệp mà bạn đang viết đề xuất mong muốn nhận được gì. Nếu họ đã gửi cho bạn một bàn phắc thảo thì hãy đảm bảo chắc chắn rằng bạn đọc và nghiên cứu nó một cách cẩn thận và tỉ mỉ để bạn biết chính xác những gì họ đang cần và những gì mình cần viết

Khi đã tìm hiểu kỹ lưỡng về nội dung mà bản đề xuất mà bạn định viết thì tiếp theo bạn sẽ tiến hành viết bản Business Proposal theo hình thức, cấu trúc sau đây:

2.1. Trang tiêu đề:

Khi tiến hành tìm hiểu về đề xuất nào đó thì đầu tiên ta cần biết chủ đề của đề xuất này nói đến cái gì? tác giả của bài viết là ai? Để có cái nhìn tổng quát đối với đề xuất đó. Chính vì điều này trước khi đi vào nội dung đề xuất người viết phải có một trang tiêu đề giới thiệu các thông tin cơ bản; sử dụng trang tiêu đề để giới thiệu bản thân và doanh nghiệp của bạn. Hãy chắc chắn nêu rõ tên của bạn, tên công ty của bạn, ngày bạn gửi đề xuất và tên của khách hàng hoặc cá nhân bạn đang gửi đề xuất.

Đối với trang tiêu đề không lên quá dài dòng tránh gây nhàm chán và dẫn đến lạc chủ đề mà thay vào đó phần mở đầu cần sự ngắn gọn, súc tích tóm tắt được nội dung chính cần trình bày; vì vậy hãy cố gắng tạo ra một trang tiêu đề thật ngắn gọn, đủ sự hấp dẫn để thu hút gây ấn tượng đối với khách hàng, đối tác của bạn từ ánh nhìn đầu tiên

2.2. Mục lục:

Đối với một bài viết hay một văn bản thì mục mục giữ một vị trí khá quan trọng giúp người đọc có thể định hình các nội dung có trong bản viết và trong Business Proposal cũng như vậy; với một mục lục sẽ cho đối tác, khách hàng tiềm năng của bạn biết chính xác có những phần nào trong Business Proposal;

Đồng thời mục lục còn giúp đối tác, khách hàng của bạn đọc một cách dễ dàng hơn, lựa chọn các thông tin một cách nhanh chóng tránh tình trạng mò mẫm nội dung gây ra sự khó chịu đối với người đọc, đây cũng được coi là một sự thiếu tôn trọng đối với người đọc. Nếu bạn gửi một bản Business Proposal của mình theo cách thức online, hãy thêm các liên kết vào mục lục có thể click để chuyển đến các phần khác nhau của Proposal nhằm mục đích dễ đọc và điều hướng.

2.3. Bản tóm tắt:

Điều mọi khách hàng, đối tác hướng tới khi lựa chọn mua, sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn là họ sẽ nhận được những lợi ích gì sau khi sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Thông thường sẽ ít khách hàng có thể kiên nhẫn đọc một bản Business Proposal của bạn bởi nó quá dài và nhiều nội dụng cho nên cần thiết phải có một bản tóm tắt để khách hàng, đối tác có thể mường tượng ban đầu về lợi ích mà mình có thể nhận được khi mua, sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp bạn.

 Bản tóm tắt sẽ nêu chính xác lý do bạn gửi Business Proposal và giải thích, minh chứng tại sao giải pháp của bạn là tốt nhất cho khách hàng tiềm năng. Tương tự như một bản đề xuất giá trị (Value Proposition), nó phác thảo những lợi ích của các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bạn và những sản phẩm, dịch vụ này sẽ giúp giải quyết các vấn đề của khách hàng, thỏa mãn tâm lý, mong muốn, mục đích mua hàng  và sử dụng dịch vụ của họ. Sau khi đọc bản tóm tắt của bạn, ngay cả khi họ không đọc hết Proposal, thì họ cũng đã có một cái nhìn tổng quát, hình dung rõ ràng và cụ thể về bản Business Proposal của bạn mang đến cho họ.

Thông thường phần tóm tắt có các phần chính:

- Mục tiêu: Hãy nêu ra những mục tiêu tài chính và phi tài chính mà dự án nhắm đến (doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, hiệu quả sản xuất…).

- Nhiệm vụ: Những hình ảnh mà doanh nghiệp muốn tạo ra đối với khách hàng, những giá trị mà dịch vụ/sản phẩm của công ty sẽ mang lại cho khách hàng, những cam kết mà công ty sẽ thực hiện…

- Yếu tố thành công: Hãy nêu những điều khác biệt mà công ty sẽ đem lại so với các đối thủ cạnh tranh, những yếu tố nhằm đảm bảo mục tiêu đưa ra sẽ đạt được.

2.4. Nêu vấn đề hoặc nhu cầu:

Đây là nơi bạn cung cấp một bản tóm tắt về vấn đề đang ảnh hưởng đến khách hàng tiềm năng. Nó cung cấp cơ hội để cho họ thấy bạn có sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu của họ và vấn đề họ cần giúp đỡ.

2.5. Đề xuất giải pháp:

Sau khi đã thấy được những vấn đề của doanh nghiệp mình cũng như của khách hàng đang gặp phải thì đến giai đoạn này sẽ là nơi bạn tìm kiếm và đưa ra những hướng giải quyết tốt nhất, phù hợp nhất được nêu ra trong bản Business Proposal để giải quyết cho vấn đề đó. Đảm bảo giải pháp đề xuất của bạn được tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng để họ biết rằng bạn đã tạo đề xuất này dành sự quan tâm đến họ. Hãy cho họ biết những sản phẩm nào bạn sẽ cung cấp, phương thức bạn sẽ sử dụng.

2.6. Cung cấp các chứng nhận của bạn:

Trong hoạt động kinh doanh khách hàng thường lựa chọn sản phẩm, dịch của của những doanh nghiệp có uy tín, được đánh giá cao và nhận được nhiều giải thưởng đây sẽ là những yếu tố đầu tiên chứng minh rằng doanh nghiệp đó có thể giải quyết vấn đề của họ;

Chính vì thế bạn cần phải cho thấy bạn có đủ khả năng để giải quyết vấn đề này không? Tại sao họ nên tin tưởng bạn? Hãy đưa ra bất kỳ giải thưởng hoặc chứng nhận nào của doanh nghiệp để chứng minh nhằm năng cao uy tín của doanh nghiệp bạn và khơi gợi, thu hút sự tin tưởng của khách hàng tiềm năng đối với doanh nghiệp của bạn.

2.7. Đề xuất giá cả:

Phần này có thể có một chút khó khăn, vì bạn không muốn đưa ra giá quá thấp hoặc quá cao. Nếu bạn muốn cung cấp cho khách hàng tiềm năng một vài lựa chọn về giá, hãy thêm vào một bảng chi phí tùy chọn.

2.8. Điều khoản và điều kiện:

Đây là nơi bạn đi vào chi tiết về thời gian của dự án, giá cả và lịch thanh toán. Về cơ bản, đây là bản tóm tắt những gì bạn và khách hàng đồng ý nếu họ chấp nhận đề xuất của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã thống nhất các điều khoản và điều kiện với bên pháp lý của mình trước khi gửi Proposal cho khách hàng.

2.9. Phần chữ ký:

Để một bản Business Proposal thực sự có hiệu lực, thể hiện sự đồng thuận chấp nhận của đối tác, khách hàng như một bản hợp đồng thì bản Business Proposal cần có phần ký tên.

Bao gồm một ô chữ ký để khách hàng ký và cho họ biết chính xác những gì họ đồng ý khi ký. Đây cũng là một cách đảm bảo an toàn khi có vấn đề pháp lý nào đó phát sinh.

3. Các mẹo dành cho Business Proposal của bạn:

Có rất nhiều điều cần lưu ý khi viết Business Proposal. Dưới đây là một vài mẹo để giúp bạn:

- Phác thảo trước: Trước khi đi vào viết, hãy phác thảo các phần chính của Business Proposal và thông tin thích hợp bạn muốn đưa vào. Điều này sẽ đảm bảo thông điệp của bạn vẫn nguyên vẹn khi viết.

- Giữ nó đơn giản: Hãy tập trung vào chất lượng hơn số lượng. Giữ câu chữ ngắn gọn và đơn giản, và tránh sử dụng thuật ngữ kinh doanh.

- Duy trì thương hiệu: Đừng ngại để cho phẩm chất của công ty bạn tỏa sáng trong Business Proposal. Luôn bám sát với thương hiệu của bạn và cho khách hàng thấy điều gì làm bạn khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

- Thêm dữ liệu và hình ảnh: Đừng quên đưa dữ liệu hấp dẫn, sử dụng hình ảnh như biểu đồ và đồ thị.

- Tạo cho khách hàng một cảm giác cấp bách: Business Proposal của bạn không nên là một đề nghị vô thời hạn. Cung cấp cho người đọc một khoảng thời hạn để hành động theo Proposal nhằm xúc tiến quá trình ra quyết định.

- Kiểm soát chất lượng: Trước khi bạn gửi đề xuất, hãy đảm bảo đọc đi đọc lại để phát hiện bất kỳ lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp nào.

Như vậy, bài viết này đã cung cấp các nội dung cơ bản về Business Proposal và cách để có thể tạo ra một bản Business Proposal hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp xây dựng các mối quan hệ tốt với khách hàng, mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn khi đang nghiên cứu, tìm hiểu về vấn đề này.