Biểu đồ tương đồng là gì? Đặc điểm, lợi ích và các bước thực hiện

Biểu đồ tương đồng là hình thức thực hiện trong sắp xếp dữ liệu. Các biểu đồ được thực hiện với các tiêu chí phân loại và tính chất riêng biệt. Khi có quá nhiều thông tin, việc đưa chúng vào những nhóm chung và gọi tên cho từng nhóm được thực hiện. Đây là tính chất khoa học trong sắp xếp tài liệu, tìm kiếm điểm chung. Từ đó mà việc đánh giá các nhóm nội dung trở lên dễ dàng hơn. Với tính chất biểu đồ phản ánh sự hệ thống, tính toán phù hợp. Tương đồng là các điểm chung được nhóm lại.

1. Biểu đồ tương đồng là gì?

Biểu đồ tương đồng trong tiếng Anh được gọi là Affinity diagram.

Biểu đồ tương đồng được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính yếu. Đây là một công cụ rất có hiệu quả để phân tích tìm ra vấn đề cần xem xét trong một tình huống hỗn độn. Khi mà các dữ liệu được thể hiện quá đa dạng. Và việc tìm kiếm các thông tin liên quan trở lên khó khăn. Thay vì mỗi lần thực hiện xem xét là một lần tìm kiếm hay phân tích đánh giá. Chúng ta có thể chủ động trong thực hiện biểu đồ tương đồng. Các kết quả phản ánh có thể thực hiện nhiều hoạt động liên quan. Cũng như các thông tin được hệ thống với nhau tạo thành các nhóm thông tin lớn.

Đây là một phương pháp lựa chọn và sắp xếp vấn đề để các thông tin được sàng lọc. Khi tình trạng còn đang rất mơ hồ, khó xác định. Ví dụ như khi vấn đề có liên quan đến các sự kiện trong tương lại. Các trường hợp không hiểu rõ hoặc các kinh nghiệm mới. Việc không nắm bắt được các quan điểm hay khía cạnh khác nhau của một vấn đề khó giúp con người tìm ra phương pháp. Thay và đó, các bảng hỏi hay bài khảo sát được thực hiện. Giữa các quan điiểm khác nhau của những người tham gia khảo sát, việc sắp xếp thành từng nhóm quan điểm cần được tiến hành. Khi đó, biểu đồ tương đồng phát huy vai trò.

Là một công cụ đơn giản được thực hiện bởi con người. Các nhóm nội dung cũng do con người xác định. Do đó tùy theo nhu cầu phân loại và các tiêu chí đánh giá, các biểu đồ khác nhau được tạo ra. Hình thức của các biểu đồ khác nhau cũng khác nhau. Tuy nhiên, chúng đều có một ý nghĩa chung là giúp chúng ta tổ chức xây dựng kết cấu cho một danh sách ý tưởng. Hình thành ra điểm chung, các mối liên kết và phân nhóm. Như vậy trong biểu đồ tương đồng, luôn có những nhóm nội dung khác nhau tồn tại.

2. Đặc điểm:

Thực hiện bằng cách thu thập các dữ liệu, các ý kiến, các ý tưởng khác nhau. 

Với yêu cầu của biểu đồ là lượng thông tin cần sắp xếp quá đa dạng và nhiều. Do đó việc tìm kiếm mỗi lần xem xét không khoa học hay hiệu quả. Các dạng dữ liệu mô tả và tổng hợp vào một biểu đồ dựa trên đặc tính tương đồng. Với các thông tin được chứa đựng trong biểu đồ mang những màu sắc và quan điểm khác nhau. Hoặc có thể là những sự vật, sự việc có thể xếp chung vào một nhóm theo tiêu chí của người thực hiện.

Sau một cuộc phỏng vấn hay khảo sát thị trường để lấy ý kiến khách hàng. Các thông tin thu thập được là rất da dạng. Mỗi phiếu khảo sát thể hiện một quan điểm khác nhau. Công việc người khảo sát cần tiến hành là thực hiện công cụ này. Từ đó khoanh vùng và tìm ra được nhu cầu chung cũng như thị hiếu hiện tại của khách hàng. Hỗ trợ rất tốt trong việc đề xuất các chính sách phù hợp và kịp thời. Cũng như tìm ra các thông tin hay nhóm thông tin mà người khảo sát không nghĩ tới.

Biểu đồ là hình vẽ biểu diễn các tiêu chí và thông tin phản ánh.

Biểu đồ chứa các nhóm đối tượng phân loại khác nhau. Trong đó bao gồm các số liệu, hay những ý kiến khác nhau. Thường là các số liệu địa lý dùng để so sánh nhận ra sự khác biệt và biết được cụ thể tỷ lệ của từng cái so với tổng thể. Nếu xem xét trên phạm vi của các dữ liệu được cung cấp. Ta có thể xác định tên chung cho biểu đồ. Và với các nhóm đối tượng khác nhau, ta có tiêu chí để phản ánh chúng lên biểu đồ. Với các dữ liệu địa lý, các nhóm đối tượng có thể xác định tỷ lệ đối với tổng thể biểu đồ. Giúp cho việc so sánh, đối chiếu và bình luận trở lên dễ dàng hơn. Tất cả là nhờ sự biểu diễn dễ quan sát, khoa học.

Giúp xác định các điểm chung cho vào một nhóm.

Sắp xếp các ý tưởng một cách ngăn lắp vào các nhóm phù hợp. Khi tình trạng của một vấn đề còn rất mơ hồ, những thông tin không rõ ràng, khó xác định (vấn đề chưa hiểu rõ hoặc thiếu kinh nghiệm). Tổng hợp và sắp xếp ý tưởng giúp người thực hiện hiểu được các ý tưởng được đưa ra. Tìm ra điểm chung cho nhóm các thông tin. Việc lưu trữ và tìm kiếm, cung cấp dữ liệu trở lên khoa học hơn.

Với cùng một lượng thông tin được cung cấp, những người thực hiện khác nhau có thể cho ra biểu đồ có nội dung khác nhau. Họ đều giải thích được đối với những sự lựa chọn của mình. Bởi các dữ liệu phản ánh các khía cạnh một cách đa dạng. Và tùy theo nhu cầu hay tiêu chí nhất định. Kết quả cho ra sẽ phản ánh khác nhau. Tuy nhiên, những nhóm thông tin này có thể cung cấp dữ liệu hiệu quả cho người có nhu cầu. Cũng như giúp mọi người có cái nhìn đa dạng hơn trong các nội dung phản ánh. Khi mà dựa theo tiêu chí thứ nhất, dữ liệu A có thể được phân vào nhóm này. Nhưng theo tiêu chí thứ hai thfi nó có thể được phân vào nhóm khác.

Do đó mà với một lượng lớn thông tin được cung cấp. Ta có thể xây dựng các biểu đồ tương đồng khác nhau để phản ánh chúng.

3. Lợi ích:

- Phát hiện ra vấn đề bằng cách xử lý lượng thông tin đưa vào. Thông qua thu thập các dữ liệu bằng lời từ tình trạng hỗn độn. Hay dựa trên các số liệu phản ánh dưới dạng phản ánh kết quả. Các thông tin được nắm bắt mang đến lượng dữ liệu lớn. Công việc xử lý và sắp xếp thông tin thành từng nhóm (tương đồng) được thực hiện. Khi đó, thực hiện lọc thông tin qua những tiêu chí khác nhau. Tìm ra các đặc điểm chung của từng nhóm và tên gọi.

- Cho phép chỉ rõ bản chất của vấn đề và xác định được các thức gọi tên chung cho chúng. Đảm bảo các dữ liệu được phản ánh dưới nhóm chung và thể hiện các đặc tính của chúng. Các biểu đồ ngoài chữ viết còn là các ký hiệu, hình ảnh hay thể hiện quy mô của từng nhóm. Do đó, mọi người liên quan đều hiểu và nhận rõ vấn đề đó sau khi được sắp xếp. Như các dữ liệu địa lý, các thông tin có thể được phản ánh dưới các dạng hình khác nhau như hình cột hay đường gấp khúc. Nhằm đưa ra so sánh cho các giai đoạn, các tiêu chí.

- Thông qua việc phối hợp ý kiến của mọi thành viên trong nhóm. Các thông tin trao đổi được phản ánh. Khuyến khích tinh thần đồng đội, tăng nhận thức của mọi người. Mỗi quan điểm được đưa ra có thể bị phản bác bằng quan điểm khác. Các ý kiến trên tinh thần xây dựng nhằm thúc đẩy các hướng tư duy phát triển. Từ đó kích thích nhóm hoạt động hiệu quả và mang tinh thần xây dựng hơn.

4. Các bước thực hiện:

Biểu đồ tương đồng có thể do từng cá nhân hoặc tập thể xây dựng. Mỗi trường hợp sử dụng một qui trình khác nhau.

1) Phương pháp cho cá nhân:

Bước 1: Xác định chủ đề cần khảo sát hoặc cần thu thập thông tin.

Bước 2: Thu thập các dữ liệu bằng lời thông qua các phương pháp khác nhau. Giúp dữ liệu phản ánh đa dạng nhất như: các sự kiện thực tế, ý kiến, các ý tưởng.

Bước 3: Trình bày thông tin thành các thẻ dữ liệu. Mỗi thẻ phản ánh một quan điểm hay ý kiến.

Bước 4: Đọc các thông tin trên thẻ và hiểu nội dung. Xem xét chúng trên các góc độ khác nhau. Tìm kiểm các ý tưởng phản ánh tương đồng giữa hai thẻ trong khả năng có thể.

Bước 5: Kiểm tra hai thẻ đã chọn có đúng là có mối quan hệ mật thiết không.

Bước 6: Kết hợp hai thẻ thành một và viết vào thẻ mới. Thẻ mới phải trình bày nội dung phản ánh hai thẻ trước. Thẻ mới được gọi là thẻ tương đồng.

Bước 7: Đặt thẻ tương đồng lên trên hai thẻ gốc. Sau đó đưa trở lại bộ ba thẻ đó với các thẻ còn lại.

Bước 8: Lặp lại từ bước 4 đến bước 7. Chỉ cố gắng tìm các thẻ tương đồng. Không nhất thiết vào đưa hết các thẻ vào nhóm chung. Tiếp tục qui trình này đến khi ta có 5 hoặc ít hơn các nhóm thẻ.

Bước 9: Xếp các nhóm thẻ trên tờ giấy rộng, sắp xếp chúng theo cấu trúc của thẻ tương đồng cuối cùng để có thể dễ đánh giá.

Bước 10: Rải các thẻ ra nhưng giữ các thẻ có mối tương đồng với nhau

Bước 11: Quyết định vị trí cuối cùng của các thẻ và dán chúng vào một khổ giấy lớn. Hoàn thành biểu đồ bằng cách vẽ các đường biên giới xung quanh nhóm tương đồng và chỉ ra mối quan hệ tương hỗ của chúng bằng mũi tên. Thêm tiêu đề và mọi thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

2) Phương pháp cho nhóm:

Bước 1: Chọn chủ đề

Bước 2: Thu thập dữ liệu bằng lời bằng phương pháp động não. Các thành viên đưa ra quan điểm, ý tưởng.

Bước 3: Thảo luận các thông tin thu được và xác định các nội dung được phản ánh của thông tin đó. Đảm bảo các nội dung dễ hiểu để mọi người trong nhóm cùng tham gia tìm tiếm thông tin tương đồng.

Bước 4: Xây dựng biểu đồ theo như qui định từ bước 3 đến bước 10 của phương pháp cho cá nhân. Nhưng ở đây các thành viên của nhóm thảo luận và thống nhất nhóm các thẻ.