Biểu đồ quá trình ra quyết định là gì? Phân loại, vai trò và quy luật áp dụng

Biểu đồ quá trình ra quyết định được thực hiện cho các kế hoạch quản lý của con người. Trong các hoạt động thực hiện, có những tác động nhất định ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu. Và có thể dẫn đến các ảnh hưởng hay tác động xấu. Tuy nhiên, việc thực hiện biểu đồ có thể giúp con người dự đoán cho những biến cố. Từ đó đưa ra các biện pháp đối phó tương ứng. Tính chất khả thi được đặt ra có thể mang đến hiệu quả và ý nghĩa cho hoạt động. Đây là cách thức giúp con người có tư duy chặt chẽ và chủ động hơn trong thực hiện kế hoạch.

1. Biểu đồ quá trình ra quyết định là gì?

Biểu đồ quá trình ra quyết định hay biểu đồ PDPC trong tiếng Anh được gọi là PDPC Diagram hay Process Decision Program Chart.

Khái niệm.

Biểu đồ quá trình ra quyết định được thực hiện khi kế hoạch không được phản ánh đúng trên thực tế. Việc lập biểu đồ giúp vẽ ra công cụ phòng ngừa, hạn chế rủi ro. Được hiểu là việc lập ra một biểu đồ. Ở đó triển khai các ý tưởng lên kế hoạch. Các giai đoạn triển khai dựa trên ý tưởng được lập ra dưới dạng phát triển vấn đề. Cuối cùng xác định các hoạt động cần tiến hành tương ứng với các ý tưởng giải quyết. Thông qua đánh giá để lựa chọn giải pháp khả thi nhất. Tất cả các hoạt động được thực hiện tuần tự theo một quá trình.

Biểu đồ PDPC được định nghĩa là một công cụ lập kế hoạch quản lý mới. Kế hoạch này được triển khai theo chiều hướng phát triển mới. Tuy nhiên vẫn nhằm đảm bảo cho hiệu quả của kế hoạch được lập ban đầu. Giúp xác định những gì có thể xảy ra sai sót trong một kế hoạch đang được phát triển. Các biện pháp đối phó được đưa ra để ngăn chặn hoặc bù đắp những ảnh hưởng.

Tính chất phòng ngừa và chủ động điều chỉnh kế hoạch.

Biểu đồ PDPC được thực hiện với ý nghĩa như một công cụ phòng ngừa. Ngoài ra, tính chất khả thi trong xác định biến cố của cong người có thể giúp họ đạt được những mục tiêu mong muốn. Trên thực tế, khi mà các kế hoạch đề ra không được thực hiện một phần. Có thể do tác động buộc con người phải thay đổi kế hoạch. Hay các yếu tố xung quanh gây nên tính chất không hiệu quả cho kế hoạch ban đầu. Ở các trường hợp này, nếu không có sự chủ động, cong người rất khó để có thể đạt được các mục đích mong muốn ban đầu.

Tính chất dự phòng và kịp thời điều chỉnh được phản ánh ở từng giai đoạn khác nhau. Bằng cách sử dụng PDPC, bạn có thể theo dõi các biến đổi ở kế hoạch ban đầu. Với các ảnh hưởng có thể xảy ra, bạn hoàn toàn có thể kịp thời sửa đổi kế hoạch. Tránh được các sự cố hoặc sẵn sàng với phản ứng tốt nhất khi sự cố xảy ra.

Có thể xem xét chủ động sử dụng biểu đồ khi:

- Trước khi thực hiện một kế hoạch, đặc biệt khi kế hoạch lớn và phức tạp. Các giai đoạn cần thực hiện rất đa dạng. Do đó cần tính chính xác trong từng công đoạn để thành công trong cả kế hoạch. Việc điều chỉnh ở từng giai đoạn cũng đơn giản và ít ảnh hưởng hơn. Do đó, nếu không có kế hoạch dự phòng và biện pháp khả thi, con người sẽ không thể kịp thời giải quyết vấn đề. Đặc biệt là khi các kế hoạch lớn có thể đưa đến hậu quả rát nghiêm trọng nếu không được kiểm tra, theo dõi.

- Khi kế hoạch phải hoàn thành đúng tiến độ. Tính chất cần thiết đảm bảo là tiến độ trong thực hiện. Như vậy, các sai sót hay tính gián đoạn không được phép làm ảnh hưởng đến kết quả quá trình. Để có thể đảm bảo tiến độ, con người phải tự tin làm chủ được từng giai đoạn của kế hoạch. Phải đặt ra các khả năng có thể tác động và giải pháp tương ứng. Khi đó, với các biến đổi hay ảnh hưởng, đều có thể tìm ra phương hướng giải quyết nhanh chóng và kịp thời.

- Khi cái giá của sự thất bại cao. Việc thực hiện lại dự án hay kế hoạch không được cho phép. Cũng như nếu có sai sót trong thực hiện, cái giá phải trả quá lớn. Do đó, cần phải đảm bảo cho từng giai đoạn đúng như tính toán. Sự cẩn trọng, đề phòng và dự liệu cũng như phương án giải quyết cần được chuẩn bị kỹ ngay từ khi triển khai kế hoạch.

Thủ tục PDPC.

Các ý tưởng hay phương hướng triển khai vấn đề được phát triển dưới dạng một sơ đồ cây của kế hoạch được đề xuất. Trong đó phản ánh các cấp phát triển hướng giải quyết. Cấp một sơ đồ cấp cao thể hiện mục tiêu. Triển khai các cấp độ tiếp theo qua các hoạt động chính, các nhiệm vụ để hoàn thành các hoạt động chính. Các triển khai được thể hiện theo thứ tự như sau:

Xem xét tất cả các vấn đề tiềm ẩn. Loại bỏ vấn đề không thể xảy ra hoặc hậu quả của chúng sẽ không đáng kể. Hiển thị các vấn đề dưới dạng cấp độ được liên kết với các nhiệm vụ.

Đối với mỗi vấn đề tiềm ẩn, cần suy nghĩ về các biện pháp đối phó có thể xảy ra. Có thể là những hành động hoặc thay đổi kế hoạch để ngăn chặn vấn đề, hoặc những hành động sẽ khắc phục nó khi nó xảy ra. Hiển thị các biện pháp đối phó liên kết với vấn đề tiềm ẩn.

Quyết định mức độ thực tế của từng biện pháp đối phó. Sử dụng các tiêu chí xác định tính chất khả thi của biện pháp đưa ra. Như chi phí, thời gian cần thiết, dễ thực hiện và hiệu quả. Đánh dấu các biện pháp đối phó không thực tế bằng X và các biện pháp thực tế bằng O.

2. Phân loại:

Có hai loại biểu đồ PDPC với phương pháp xây dựng hoàn toàn ngược nhau. Có thể triển khai biểu đồ theo chiều thuận hoặc theo chiều ngược.

Với triển khai theo chiều thuận được sử dụng phổ biến, dễ dàng và hiệu quả hơn. Khi mà con người cần xác định các yếu tố có thể tác động. Những giai đoạn hay hoạt động có thể phát sinh vấn đề. Từ việc xây dựng ý tưởng, bắt đầu triển khai các quá trình giải quyết để gợi mở hướng đi. Sau đó xác định các giải pháp có thể tác động. Cuối cùng là nhận định những giải pháp khả thi, hiệu quả, đơn giản cũng như ít tốn kém nhất.

Với triển khai theo chiều ngược. Ngay lập tức con người tìm ra các hoạt động có thể thực hiện hoặc thay thế cho kế hoạch. Sau đó mới thông qua quá trình để xem xét các nguyên nhân có thể xảy ra. Cách xác định này có thể tìm ra giải pháp nhanh nhất. Tuy nhiên có thể không phải là giải pháp hiệu quả nhất. Bởi vì việc triển khai ngược rất dễ loại bỏ các nguyên nhân có thể xảy ra trên thực tế. Tuy nhiên con người lại không xác định được trong quá trình lập biểu đồ.

3. Vai trò:

Lập kế hoạch chủ động đề phòng biến cố.

Và quá trình hiếm khi diễn ra chính xác như kế hoạch. Bởi thực tế luôn phản ánh bằng các tác động và biến đổi. Các hoạt động này do các nguyên nhân không dự kiến trước đã diễn ra không như kế hoạch. Đặc biệt là trong một hệ thống phức tạp, ở mỗi giai đoạn lại có thể xảy ra các trục trặc nhất định. Nó sử dụng để lập kế hoạch dự tính các khả năng khác nhau có thể diễn ra. Ngoài ra nó còn được sử dụng để đưa các hoạt động trở lại quĩ đạo mong muốn một cách nhanh chóng. Lập kế hoạch cho các sự cố bất ngờ giúp chúng ta giải quyết các vấn đề này một cách chủ động.

Phương pháp sử dụng biểu đồ PDPC hỗ trợ cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề. Các vấn đề không dự đoán trước rất hay xảy ra trong hệ thống. Dự báo được các vấn đề có khả năng xảy ra. Đôi lúc có thể dẫn đến hàng loạt các biến cố nghiêm trọng. Do đó, để chủ động trong kế hoạch thực hiện, ngoài nắm bắt nhanh chóng và điều chỉnh kịp thời. Con người còn phải xác định cho mình các yếu tố chủ động đề phòng.

Chủ động và kịp thời điều chỉnh chương trình kế hoạch.

Trong bất cứ một chương trình hoạt động nào với nhiều giai đoạn. Tính chất đề phòng và kịp thời điều chỉnh là vô cùng quan trọng. Để đáp ứng đòi hỏi này, con người có thể lập cho mình các chương trình kế hoạch dự phòng. Ở đó phải xác định các khả năng dẫn đến thay đổi kế hoạch. Đưa ra giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu, khả thi nhất. Đây cũng chính là nội dung được thể hiện trên biểu đồ quá trình ra quyết định. Với tất cả các đặc điểm được triển khai phía trên, có thể thấy biểu đồ PDPC cần thiết với mỗi kế hoạch.

4. Quy luật áp dụng:

Các qui luật cơ bản để xây dựng biểu đồ PDPC.

- Biểu tượng. Các biểu tượng sử dụng trong biểu đồ PDPC đều có tên và ý nghĩa riêng. Xác định các ý tưởng và triển khai thành những giải pháp. Khi đó, các biểu tượng giúp việc theo dõi tính chất xảy ra sự cố cũng như khả thi của hoạt động dễ dàng hơn.

- Trình tự thời gian. Trên biểu đồ PDPC cần phải xem từ trên xuống hoặc từ trái qua phải. Tức là phải theo dõi từ các ý tưởng xây dựng biểu đồ trước. Nó cũng thể hiện các khả năng có thể thay đổi trong kế hoạch đang được thực hiện. Các quá trình triển khai ý tưởng đưa đến giải pháp cho vấn đề. Giải pháp khả thi được xác nhận để áp dụng trên thực tế.

- Vòng lặp: có thể chuyển hướng của các mũi tên và quay về ban đầu hoặc bước trung gian. Biểu đồ PDPC có thể bao gồm chu trình kín, không giống như biểu đồ mũi tên. Thể hiện các hướng phát triển vấn đề đi đến nhận định chung. Các giai đoạn có thể đều được đưa về các bước phía trước để chắc chắn đem đến hiệu quả.

- Sự lặp lại: các hoạt động có thể được lặp lại nếu cần thiết.