Bản báo cáo tài chính cá nhân là gì? Ý nghĩa và cách thức xây dựng báo cáo?

Nhân tố quyết định đến việc quản lý tài chính cá nhân hiệu quả là việc xây dựng và theo dõi các kế hoạch tài chính cá nhân. Các nghiên cứu trước đây cho thấy những người lên kế hoạch tài chính cho bản thân thường có xu hướng tiết kiệm tiền nhiều hơn, đưa ra các quyết định đúng và thường không gặp vấn đề trong thu nhập. Việc xây dựng một bản kế hoạch tài chính sẽ giúp cho người lập xác định những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu và giúp họ kiểm tra được sự cải thiện về tài chính một cách dễ dàng hơn. Bản kế hoạch tài chính đó cũng thường được gọi dưới cái tên là báo cáo tài chính cá nhân.

1. Bản báo cáo tài chính cá nhân là gì?

Báo cáo tài chính cá nhân hay bản báo cáo tài chính cá nhân là cụm thuật ngữ dùng để chỉ sự ghi nhận, tổng hợp các thông tin tài chính của cá nhân trong một thời gian nhất định, trong đó phải phản ánh được tình trạng tài chính của cá nhân. Có hai loại báo cáo tài chính điển hình là báo cáo cân đối giá trị tài sản và báo cáo theo dõi thu nhập và chi phí cá nhân. Các báo cáo này phản ánh các điều kiện tài chính mà các cá nhân có thể sử dụng để thiết lập cho các mục tiêu tài chính, các vấn đề tài chính đang tồn tại. Báo cáo tài chính cũng là cơ sở đánh giá khả năng thực hiện mục tiêu tài chính. Biết cách xây dựng và diễn giải thông tin trong các báo cáo quản lý tài chính cá nhân là cơ sở để thực hiện thành công các kế hoạch tài chính cá nhân. Trong đó:

- Bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân tổng hợp các loại tài sản mà các cá nhân đang sở hữu, các khoản nợ và các giá trị ròng trong thu nhập tại một thời điểm nhất định.

- Nếu bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân mô tả tình hình tài chính của một cá nhân hay một gia đình tại thời điểm nhất định thì bảng theo dõi thu nhập và chi phí cá nhân (Personal Income and Expenses Statement) tổng hợp các giao dịch đã xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm…).

2. Ý nghĩa của báo cáo tài chính cá nhân:

Báo cáo quản lý tài chính cá nhân (Personal financial statement) là công cụ hữu hiệu giúp cung cấp thông tin để kiểm soát tài chính. Kết hợp với kỹ thuật lập ngân sách tài chính cá nhân, các báo cáo quản lý tài chính cá nhân này sẽ hỗ trợ các cá nhân xác định được các vấn đề tài chính và đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn.

- Bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân giúp các cá nhân theo dõi được sự biến động của các loại tài sản và các khoản nợ.

- Bảng theo dõi thu nhập và chi phí cá nhân: công cụ này giúp các cá nhân so sánh các chi phí và việc mua sắm thực tế với số tiền trong ngân sách và sau đó đưa ra những sự điều chỉnh cần thiết để khắc phục sự chênh lệch giữa số tiền thực tế với số tiền trong ngân sách. Thông tin mà bảng cung cấp sẽ giúp các cá nhân kiểm soát các chi phí và việc mua sắm trong tương lai.

3. Cách thức xây dựng báo cáo tài chính cá nhân:

Trong quá trình lập kế hoạch tài chính cá nhân, người lập cần đưa ra các mục tiêu tài chính vào từng kế hoạch tài chính cụ thể và các chiến lược để thực hiện các mục tiêu đó. Ngoài việc xác định rõ ràng các mục tiêu tài chính dài hạn, các cá nhân cần đặt ra mục tiêu hàng ngày và ước tính nguồn lực tài chính để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn, trung và dài hạn. Trước khi có thể thiết lập các mục tiêu thực tế, xây dựng kế hoạch tài chính cá nhân và quản lý tiền bạc có hiệu quả, các cá nhân phải đánh giá lại tình hình tài chính hiện tại của mình.

Cách thức xây dựng bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân.

Tùy vào tình hình tài chính cụ thể, người lập quyết định số khoản mục chi tiết để hiển thị tình trạng tài chính của bản thân một cách chính xác nhất.

Bước 1: Liệt kê các tài sản của gia đình mà có giá trị trên thị trường kể từ thời điểm chuẩn bị lập bảng cân đối giá trị.

Bước 2: Liệt kê tất cả các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn.

Bước 3: Tính toán giá trị tài sản ròng.

Khi lập bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân, cần chú ý các khoản:

- Các tài sản sở hữu là các khoản mục tài sản được ghi lại phía bên trái trên bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân theo giá trị thị trường hợp lý tại thời điểm hiện tại (tức là số tiền mà cá nhân có thể thu được nếu bán tài sản này trên thị trường). Giá trị thị trường sẽ có thể khác biệt đáng kể so với nguyên giá (số tiền mà cá nhân đã trả để mua tài sản đó). Các tài sản có thể được mua bằng tiền hoặc khoản vay.

Nói cách khác, ngay cả khi chưa thanh toán hết số tiền cho một loại tài sản, người lập bảng vẫn cần liệt kê tài sản đó trong bảng cân đối giá trị. Ngược lại, một tài sản được thuê không được coi là tài sản của cá nhân vì quyền sở hữu tài sản này thuộc về người khác. Các tài sản có thể được phân loại dựa trên đặc điểm và cách sử dụng. Ví dụ có thể phân loại tài sản thành tài sản dễ thanh khoản, tài sản hữu hình và các loại tài sản đầu tư.

- Các tài sản dễ thanh khoản là các tài sản dễ chuyển đổi thành tiền để chi trả cho các chi phí trong cuộc sống, các trường hợp khẩn cấp, tiết kiệm cũng như chi trả các loại hóa đơn. Tiền mặt, số dư tài khoản thanh toán, tài khoản tiền gửi, quỹ tương hỗ, chứng chỉ tiền gửi đáo hạn trong 1 năm là các ví dụ trong khoản mục tài sản dễ thanh khoản.

- Tài sản hữu hình là các tài sản cá nhân có mục đích chính là duy trì lối sống hàng ngày của cá nhân bao gồm bất động sản và các vật dụng cá nhân. Bất động sản bao gồm đất đai, nhà ở, chung cư, hoặc các hình thức bất động sản khác mà cá nhân sở hữu. Vật dụng cá nhân bao gồm các phương tiện đi lại, các công cụ giải trí, đồ nội thất gia dụng và các thiết bị, quần áo, trang sức và các loại đồ vật khác.

- Các khoản nợ phải trả thường được chia theo thời gian đáo hạn. Nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ hiện tại và đáo hạn trong vòng 1 năm kể từ ngày được ghi nhận trong bảng cân đối giá trị. Ví dụ như hóa đơn điện nước, cho thuê, phí bảo hiểm, hóa đơn tiền thuốc, hóa đơn sửa chữa và nợ thẻ tín dụng. Nợ phải trả dài hạn là các khoản nợ đáo hạn 1 năm trở lên kể từ ngày được ghi nhận trong bảng cân đối giá trị. Các khoản nợ này thường bao gồm các tài sản thế chấp bằng bất động sản, các khoản vay trả góp tiêu dùng, tín dụng giáo dục và cho vay kí quỹ sử dụng để mua chứng khoán. Các phần nợ phải trả trong các khoản vay và thế chấp cần được đưa vào bảng cân đối giá trị tài sản cá nhân nhưng không bao gồm lãi suất thanh toán.

Cách thức xây dựng bảng theo dõi thu nhập và chi phí cá nhân.

Bước 1: Ghi nhận thu nhập từ tất cả các nguồn khác nhau trong kỳ.

Bước 2: Ghi nhận danh mục các khoản chi phí bằng tiền trong kỳ.

Bước 3: Xác định giá trị ròng là thặng dư (hay thâm hụt) tiền mặt.

Bảng theo dõi thu nhập và chi phí cá nhân dựa trên số lượng tiền mặt, có nghĩa là bảng theo dõi chỉ thể hiện các giao dịch liên quan đến thu tiền mặt thực tế hoặc chi tiêu tiền mặt thực tế được ghi nhận (bao gồm cả các khoản thanh toán bằng tiền xu, tiền giấy, séc và giao dịch thẻ ghi nợ và tài khoản). Bảng theo dõi thu nhập và chi phí cá nhân có 3 phần chính: thu nhập, chi phí và thặng dư (thâm hụt) tiền mặt.

- Nguồn thu nhập là dòng tiền vào thường bao gồm các khoản tiền nhận được từ tiền lương, tiền công, hoạt động tự kinh doanh, tiền thưởng, tiền hoa hồng, thu nhập từ việc bán tài sản, lãi suất và cổ tức nhận được từ tiết kiệm và đầu tư; quỹ hưu trí và tiền thu được từ quy mô của tài sản như cổ phiếu và trái phiếu hoặc các nguồn tự động, thu nhập khác (quà tặng, hoàn lại tiền thuế, tiền thuê nhà, tiền bản quyền,...). Nguồn thu nhập nhận được là nguồn thu nhập trước thuế và trước khi trích các khoản trích theo lương.

- Chi phí là dòng tiền ra dùng cho việc chi tiêu như (1) chi phí sinh hoạt (chi phí nhà ở, chi phí điện nước, phương tiện đi lại, thuốc men, quần áo, bảo hiểm); (2) chi phí thuế; (3) mua tài sản (như mua ô tô, radio, đồ nội thất, đồ gia dụng và chi trả nợ) và (4) các chi phí phải trả khác như chăm sóc sức khỏe, vui chơi giải trí và các chi phí khác. Số lượng và loại chi phí sẽ khác nhau cho mỗi cá nhân và gia đình. Chi phí có thể phân thành hai loại là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Các chi phí cố định thường là các hợp đồng, các chi phí xác định trước, hoặc các chi phí phải trả từng kì (thường là 1 tháng/lần).

Phần cuối cùng của bảng theo dõi thu nhập và chi phí cho thấy kết quả ròng của các hoạt động tài chính trong kì. Tổng thu nhập trừ đi cho tổng chi phí sẽ nhận được số thặng dư (hoặc thâm hụt) tiền mặt của kì. Nếu kết quả cho thấy chi phí ít hơn thu nhập tức là đang có thặng dư tiền mặt. Nếu giá trị ròng đưa ra bằng 0 chứng tỏ chi phí bằng với thu nhập trong kì, còn nếu giá trị âm chứng tỏ chi phí đã vượt quá thu nhập và đang bị thâm hụt tiền mặt.

Thặng dư tiền mặt có thể được sử dụng cho mục đích tiết kiệm và đầu tư để mua tài sản hoặc để giảm nợ. Việc đưa thêm khoản mục tiết kiệm và đầu tư sẽ làm gia tăng được thu nhập và giá trị tài sản ròng trong tương lai còn việc thực hiện thanh toán nợ ảnh hưởng đến dòng tiền bởi làm giảm chi phí trong tương lai. Ngược lại, khi thâm hụt tiền mặt xảy ra, cá nhân đó cần phải trang trải các khoản thâm hụt từ việc tiết kiệm và đầu tư, dẫn đến giảm tài sản ròng hoặc tăng khoản vay nợ.